Boligforvaltning i praksis: Når teknologi og mennesker spiller på lag

En sveitsisk lommekniv har sag, saks, skrutrekker, korketrekker og fil. Et vidunder å ha i lomma, helt til du skal kappe en planke. Da går du heller i boden og henter kappsaga.

Slik er det med systemer i eiendomsforvaltning også. Vi har ikke funnet vidundersystemet som gjør alt, men vi har valgt spesialiserte fagsystemer som spiller oss gode. For eierne betyr det at hver kostnad i regnskapet kan spores tilbake til saken den kom fra.

Systemene vi bruker

Hos Malling Residential bruker vi to systemer som dekker hver sin del av virksomheten. Malling har forvaltet eiendom siden 1964 og forvalter i dag Norges største private eiendomsportefølje, og systemene er bygget for å håndtere det volumet.

Det første er forvaltningssystemet, som håndterer administrasjon, økonomi og leieforhold. Her ligger kontrakter, partsinformasjon, husleie, fakturering, innbetalinger, restanser og korrespondanse.

Det andre er driftssystemet. Der ligger oppgaver, vedlikehold, avvik, leverandører, dokumentasjon og bilder.

Ved å bruke systemene til det de er best egnet til, får vi en mer strukturert arbeidsflyt og bedre oversikt over hva som skjer på hver enkelt eiendom.

Det er også linjen teknologiavdelingen vår anbefaler kundene sine. I e-boken deres om digitaliseringsstrategi står det at man bør velge fremtidsrettede fagsystemer for økonomi, FDV, leietakeradministrasjon og energioppfølging, altså spesialiserte systemer for hvert fagområde.

Hva skjer når en leietaker melder inn en sak?

Det drypper under kjøkkenbenken hos Line, en av leietakerne våre. Hun logger inn på Min side og melder fra til oss. Meldingen logges i forvaltningssystemet vårt og registreres på riktig leieforhold og riktig eiendom.

En av våre forvaltere vurderer henvendelsen og klassifiserer den. Så overføres saken automatisk til driftssystemet med tilhørende informasjon. Den prioriteres, en rørlegger får oppgaven, og status oppdateres løpende mens arbeidet pågår. Når jobben er gjort, lukkes saken med dokumentasjon på hva som ble utført.
Line kan hele tiden følge fremdriften på Min side, og se hele historikken på leieforholdet.

Les også: Slik skaper fornøyde leietakere verdi for eieren

 
Saken starter og ender i forvaltningssystemet, mens arbeidet styres og dokumenteres i driftssystemet.

Hvordan henger drift og økonomi sammen?

Sporbarhet er ikke bare praktisk. Det er ett av de grunnleggende bokføringsprinsippene, og loven krever et toveis kontrollspor: man skal kunne følge en post fra dokumentasjonen frem til regnskapsrapporteringen, og gå motsatt vei fra rapporten tilbake til dokumentasjonen for den enkelte posten.

Uten denne koblingen blir det manuelle lister og oppfølging på e-post, og en risiko for at ting faller mellom to stoler.

Et vedlikeholdsbehov er både en oppgave som skal løses og en kostnad som skal regnskapsføres. Når begge deler ligger i samme historikk, ser vi både hva som er gjort på eiendommen og hva det har kostet. Det gir eierne et bedre grunnlag for valgene de skal ta om eiendommene sine.

Les også: Ubetalt husleie handler sjelden bare om penger

Der mennesker og systemer møtes

Det som har størst betydning i hverdagen, og som ingen legger merke til, er integrasjonene mellom systemene. De sørger for at informasjon flyter automatisk dit den skal, noe som gir oss bedre datakvalitet, mindre dobbeltregistrering og færre manuelle feil. Systemene deles på tvers av avdelingene i Malling. Alle arbeider på samme datagrunnlag, og har dermed én felles sannhet å forholde seg til.

Systemene gjør det enklere for medarbeiderne våre å ha kontroll, følge opp oppgaver og finne riktig informasjon når de trenger den. Men selve vurderingen gjøres av et menneske. Derfor har vi tydelige rutiner for hvem som har ansvar for hva og hvor informasjonen skal registreres, og vi bruker tid på opplæring i systemene.

Hva blir viktig fremover?

Behovet for at systemer kan kommunisere med hverandre kommer til å vokse, og det samme gjelder muligheten til å bruke data på tvers av fagområder. Vi henter allerede data både på detaljert og aggregert nivå, og det er kombinasjonen som gjør at arbeidet forvalterne legger ned i fagsystemene blir til innsikt for eierne.
Samtidig vil bedre utnyttelse av data og automatisering kunne frigjøre tid til oppgaver som skaper mer verdi for eierne.

Les også: Boligforvaltning: derfor profesjonaliseres bransjen

Systemstøtte er bare én del av forvaltningsløpet. I e-boken vår går vi gjennom resten, fra overtakelse til leietakerreise, økonomi og rapportering. Last den ned gratis her.

Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat om hvordan dere kan få bedre flyt mellom økonomi og drift i porteføljen deres.

Kilder

• Bokføringsloven § 4 (grunnleggende bokføringsprinsipper), Lovdata
• Bokføringsloven § 6 (sporbarhet og kontrollspor), Lovdata
• Slik lager du en digitaliseringsstrategi, e-bok fra Mallings teknologiavdeling