Personvern og informasjonskapsler

Vi lagrer opplysninger når du kontakter oss, ved å sende oss en e-post eller ringe. Vi lagrer også opplysninger som du selv registrer på våre nettsider, for eksempel for å melde deg på vårt nyhetsbrev. 

 

Dette er opplysninger som:

• Navn

• Adresse

• Telefonnummer

• E-postadresse

 

I tillegg vil vi innhente opplysninger fra deg som privatperson, dersom vi utfører megleroppdrag for deg. Dette inkluderer kontaktinformasjon som nevnt over, men også din legitimasjon og fødselsnummer. 

 

Dersom du er ansatt hos en av våre kunder, har vi behov for å behandle personopplysninger deg. Disse innhentes normalt fra din arbeidsgiver. Dette er opplysninger som:

• Navn

• Adresse

• Telefonnummer

• E-postadresse

• Legitimasjon

 

Når du besøker vår nettside vil det, ofte ved bruk av informasjonskapsler, innhentes enkelte opplysninger som vil kunne knyttes til deg. For eksempel vil dette være informasjon om:

• Hvordan du bruker nettsiden, for eksempel hvilke sider på nettsiden som besøkes, og hvilken enhet du bruker.

• Opplysninger for å måle og analysere trafikk, og bygge målgrupper for markedsføringsformål. Dette kan for eksempel være IP-adresse, operativsystem, og andre unike identifikatorer. 

 

 

Vi innhenter og lagrer personopplysninger du oppgir på vår nettside for å behandle og besvare dine eventuelle henvendelser.

 

Vårt grunnlag for slik behandling er at Malling har en berettiget interesse i å kunne besvare deg på henvendelsen, jf. GDPR artikkel 6(1)(f)

 

Når vi behandler personopplysninger om våre kunder, herunder ansatte hos kunder, behandles opplysningene fordi det er nødvendig for å behandle kundeforholdet. Dette omfatter blant annet å svare på forespørsler og utføre oppdrag.

 

Vi behandler personopplysninger om kunder som privatpersoner fordi det er nødvendig for å oppfylle en avtale kunden er part i, eller for å gjennomføre tiltak før en eventuell avtaleinngåelse. Dette behandlingsgrunnlag fremgår av GDPR artikkel 6(1)(b).

 

Vi behandler personopplysninger om ansatte hos våre kunder fordi det er nødvendig for formål knyttet til Malling og tredjeparters berettigede interesser, jf. GDPR artikkel 6(1)(f). Disse interessene knytter seg til utførelsen av våre tjenester, herunder eiendomsforvaltning. Malling har også berettigede interesser i å følge opp og administrere slike tjenester, og kontakte deg vedrørende slike tjenester eller andre henvendelser.

 

Dersom du samtykker, innhenter og lagrer vi ditt navn og din e-postadresse for å kunne sende deg relevant informasjon om vår bransje og oppdateringer fra Malling. 

 

Vårt grunnlag for slik behandling er ditt samtykke, jf. GDPR artikkel 6(1)(a).

 

Å gi samtykke er frivillig, og du kan alltid trekke tilbake ditt samtykke ved å klikke på lenken for avmelding i bunnen av mottatt nyhetsbrev.

 

Når vi innhenter opplysninger gjennom nettsiden vår, benytter vi også opplysningene til å tilpasse digitale annonser og tilbud. Dette kan medføre at du vil se spesifiserte tilbud rettet mot deg etter å ha besøkt vårt nettsted basert på aggregert data fra din besøksstatistikk. 

 

Vårt grunnlag for slik behandling er ditt samtykke, jf. GDPR artikkel 6(1)(a). Les mer om vår bruk av, og hvordan du kan begrense innhenting av opplysninger gjennom vår nettside i punktet om informasjonskapsler nederst i dokumentet. 

 

Vi innhenter også opplysninger gjennom vår nettside for å optimalisere innholdet på nettsiden vår, og analysere bruksmønster. 

 

Vårt behandlingsgrunnlag for denne bruken av personopplysninger er at Malling har en berettiget interesse i å utvikle funksjonalitet og brukervennlighet på vår nettside jf. GDPR artikkel 6(1)(f). 

 

I noen tilfeller er Malling etter lov eller annen offentlig myndighetsutøvelse forpliktet til å registrere, behandle og lagre visse personopplysninger om deg. Slike krav fremgår for eksempel av hvitvaskingsloven og bokføringsloven, og pålegger blant annet Malling å innhente legitimasjon fra våre kunder (der signering med BankID ikke lar seg gjøre). For mer informasjon om hvitvaskingsloven og behandling av dine personopplysninger, se punkt 5 i denne erklæring. 

 

Behandlingsgrunnlaget for denne bruken av personopplysninger er at bruken er nødvendig for at vi skal oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler Malling, jf. GDPR artikkel 6(1)(c). 

 

Malling vil aldri dele dine personopplysninger med tredjeparter, med mindre det er nødvendig for formålene angitt i punkt 2 i denne erklæringen.

 

Med mindre noe annet er avtalt har vi adgang til å dele opplysningene med medarbeidere innad i Malling eller øvrige selskaper i Malling-konsernet så langt det er nødvendig. Våre ansatte er underlagt taushetsplikt vedrørende dine personopplysninger.

 

I forbindelse med nyhetsbrev benytter vi oss av tredjepartsløsninger for å håndtere utsendelse av e-postene. Dette medfører at informasjonen som sendes ut, inkludert din e-postadresse, vil kunne ligge lagret hos tredjeparten så lenge de tar vare på logger for utsendelse. Vi vil ikke dele denne informasjonen med øvrige parter. 

Increo Interactive Creations AS og HubSpot er Malling’s databehandlere, og er våre totalleverandører for utvikling, drift og vedlikehold av våre nettsteder (https://malling.no og http://blogg.malling.no). Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsiden malling.no, lagres på egne servere som driftes av Increo Interactive Creations AS i Norge. Bloggen blogg.malling.no og persondata som oppgis på bloggen lagres hos Hubspot Marketing Service Platform.

Det er kun Malling, Increo Interactive Creations AS og HubSpot som har tilgang til opplysningene som samles inn, og personopplysningene utleveres ikke til øvrige tredjeparter. En egen databehandleravtale mellom Malling og databehandleren regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

 

Opplysninger som benyttes for å behandle ditt kundeforhold, vil lagres på følgende systemer. Det foreligger databehandleravtale med de aktuelle systemleverandørene. 

 

Benyttes til lagring og administrasjon av informasjon om kunder og potensielle kunder. Opplysninger som lagres er navn, stilling, telefonnummer, e-post og hva de ønsker informasjon fra Malling om. 

 

Benyttes til lagring og administrasjon av informasjon for aktive kampanjer og seminarer med tilhørende informasjon og kontaktinfo.

 

Benyttes til lagring og administrasjon av informasjon om aktive forvaltningskunder med tilhørende informasjon om type kundeforhold og kontaktinfo, samt oversikt over leietakere.

 

Malling vil ikke lagre personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen og de lovpålagte pliktene vi er underlagt, herunder i henhold til bokføringsloven.

 

Opplysninger knyttet til utførelsen av våre tjenester vil oppbevares så lenge vårt kundeforhold består. Etter endt kundeforhold vil vi også ta vare på data så lenge det er nødvendig for administrasjon, for eksempel dersom du eller vi skulle ha behov for historikk.

 

Informasjonen vi har innhentet for å sende deg nyhetsbrev vil ligge lagret hos oss fram til du eventuelt melder deg av nyhetsbrevet.  

 

Malling er omfattet av reglene i hvitvaskingsloven. Loven pålegger oss bl.a. å innhente og oppbevare identitetsopplysninger av alle kunder og parter i oppdrag der vi utfører meglertjenester, hvilket betyr at vi må innhente bekreftet kopi av legitimasjon av de personer som opptrer for partene/vår oppdragsgiver (samt evt. personer som gir fullmakt til disse). For selskaper omfatter plikten dessuten dokumentasjon av selskapets reelle eierforhold m.v. Reelle rettighetshavere er definert som fysiske personer som i siste instans eier eller kontrollerer mer enn 25 % av selskapet/enheten på grunnlag av eierandel/stemmerett eller annet. Oppbevaringstiden vil være inntil ti år etter registreringen.

 

Dersom det foreligger mistanke om mistenkelige transaksjoner vil vi foreta nærmere undersøkelser, og dersom undersøkelser ikke avkrefter mistanken vil forholdet bli rapportert til Økokrim, jf. hvitvaskingsloven §§ 17 og 18.

 

Kunden har etter personopplysningsloven  § 16 første ledd bokstav b og bokstav f.  ikke innsyn i de opplysninger Malling har registrert for disse formålene.

 

Det er viktig at opplysningene vi har om deg er riktige og oppdaterte. Hvis du oppdager en feil, oppfordrer vi deg til å ta kontakt med oss slik at opplysningene kan bli rettet, i samsvar med GDPR artikkel 16. Du kan også kontakte oss dersom du ønsker at opplysninger skal slettes eller ønsker informasjon om hvilke opplysninger vi har lagret om deg. Retten til sletting gjelder bare i noen tilfeller, for eksempel hvis vi på ulovlig vis har behandlet dine personopplysninger, eller hvis du har trukket tilbake ditt samtykke. Les mer om retten til sletting i GDPR artikkel 17, og om tilgang til dine personopplysninger i GDPR artikkel 15.

 

Du har også rett til å kreve begrensning av Malling sin behandling av dine personopplysninger, i samsvar med GDPR artikkel 18.

 

I tillegg har du rett til å motta de personopplysningene Malling behandler elektronisk om deg i et strukturert, alminnelig brukt og maskinlesbart format (dataportabilitet). Vi vil ikke hindre overføring av nevnte opplysninger til en annen behandlingsansvarlig. Retten til dataportabilitet gjelder bare hvis ikke dette har negativ innvirkning på andres rettigheter og friheter. Les mer om denne rettigheten i GDPR artikkel 20.

 

Dersom du ønsker å klage på Malling sin bruk av dine personopplysninger, kan du kontakte Datatilsynet. Du kan lese mer om dette på datatilsynet.no. Vi håper imidlertid at vårt kundesenter kan løse eventuelle innvendinger du måtte ha mot vår bruk av dine personopplysninger, eller send oss din innvendig på personvern@malling.no.

 

Malling vil sikre at personopplysninger om deg er tilfredsstillende beskyttet. Våre ansatte er underlagt taushetsplikt vedrørende dine personopplysninger.

 

Vi vil med jevne mellomrom kunne oppdatere denne personvernerklæringen for å gjenspeile eventuelle endringer på nettstedet eller ved vår nettstedspolitikk. 

 

Vi etterstreber til enhver tid å følge gjeldende regelverk for personvern. Har du spørsmål er du velkommen til å sende oss en e-post på personvern@malling.no eller ringe 24 02 80 00 

 

Malling benytter seg av informasjonskapsler. Ved å bruke nettsiden vår samtykker du i at vi kan sette nødvendige informasjonskapsler inn i din nettleser. Ved å bruke vårt informasjonskapsel-verktøy kan du gi ditt samtykke til ett, flere eller alle av følgende ekstra formål: Funksjonelle, Statistiske og Markedsføring.

Ønsker du å endre eller trekke tilbake ditt samtykke, helt eller delvis, kan du trykke på ikonet som ligger nederst til venstre på nettsiden vår. Der kan du fjerne eller endre ditt samtykke og «Lagre».

Vi også har plassert informasjonskapsler fra blant annet Facebook og Google på nettsiden vår, og benytter disse til å tilpasse digitale annonser og tilbud. Dette kan medføre at du vil se spesifiserte tilbud rettet mot deg etter å ha besøkt vårt nettsted basert på aggregert data fra din besøksstatistikk.

 

De fleste nyere nettlesere, som Edge, Opera, Chrome, Firefox, Safari etc., er innstilt slik at informasjonskapsler aksepteres automatisk. Om du ikke ønsker å akseptere må du selv velge å endre innstillingene i din nettleser. Merk at denne innstillingen kan føre til at mange nettsteder ikke vil fungere optimalt. På alle nye nettlesere har du også mulighet til å slette informasjonskapsler som er lagret på din enhet.