Åpenhetsloven

REDEGJØRELSE FOR AKTSOMHETSVURDERINGER I FORBINDELSE MED ÅPENHETSLOVEN FOR PERIODEN 1. JANUAR 2023 – 31. DESEMBER 2023

1. Innledning

Eiendomshuset Malling & Co (heretter omtalt som EMC) ønsker å bidra positivt til et ansvarlig næringsliv, og ivareta grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold internt, samt stille disse krav overfor våre leverandører og forretningsforbindelser. Dette er en viktig del av vårt verdigrunnlag, og vi har i lengre tid arbeidet med dette.

EMC utgjør et konsern med flere datterselskaper med hovedkontor i Oslo. Kontorvirksomheten til konsernet er knyttet til rådgivningstjenester innen forvaltning, drift, syndikering, kjøp/salg, analyse og verdivurdering, rådgivning energi, miljø og bærekraft og utleie av næringseiendom i Norge. Vårt virke ligger innen eiendomsbransjen.

I henhold til Åpenhetsloven faller følgende selskaper inn under Åpenhetsloven i rapporteringsperioden; Eiendomshuset Malling & Co AS, Malling & Co Forvaltning Holding AS, Malling & Co Forvaltning AS, Malling & Co Eiendomsdrift AS, Malling & Co Energi og Miljø AS, Malling & Co Research and Valuation AS, Malling & Co API AS, Malling & Co Venture AS, Malling & Co Markets AS, Malling & Co Næringsmegling AS, Malling & Co Corporate Real Estate AS, Malling & Co Leietakerrådgivning AS, Malling & Co Drammen AS og Malling & Co Property Partners AS.

I ledd av ikrafttredelsen til Åpenhetsloven 1. juli 2022 har loven og dets formål blitt forankret i styret i EMC den 25.08.2022. Videre har denne redegjørelsen med forutgående aktsomhetsvurderinger vært styrebehandlet den 18.06.2024.

For å ivareta grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold så vel internt som for leverandørene knyttet til innkjøp til vår egen kontorvirksomhet har vi etablert rutine i tråd med åpenhetslovens formål og krav samt både interne og eksterne etiske retningslinjer for å sikre oss dette i praksis. Konsernet har blant annet interne etiske retningslinjer, varslingsrutine, gode rekrutteringsprosesser og onboarding prosedyrer for nyansatte. 

2. Vurdering av negative konsekvenser

EMC har gjennomført aktsomhetsvurdering av egen virksomhet samt av leverandører knyttet til direkte innkjøp til vår egen kontorvirksomhet. I dette ligger at vi har kartlagt og vurdert eventuelle faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som er forårsaket av, bidratt til eller er direkte knyttet til virksomheten. Imidlertid skal det i denne redegjørelsen opplyses om faktiske og vesentlig risiko for negative konsekvenser som eventuelt er avdekket gjennom aktsomhetsvurderingene.

2.1 Aktsomhetsvurdering av egen virksomhet

Formålet med aktsomhetsvurdering er å identifisere, vurdere og håndtere risikoer knyttet til virksomhetens aktiviteter. I dette avsnittet ønsker vi å kartlegge faktiske forhold, samt vurdere den potensielle risikoen og hvordan vi håndterer og forhindrer negative hendelser i egen virksomhet.

Overordnet har EMC gode rutiner for å minimere risiko knyttet til virksomhetens aktiviteter. Vi vil i kommende avsnitt kartlegge ulike områder, og vurdere potensiell risiko, i tillegg til å peke på mulige fokusområder den kommende perioden.

Helse, miljø og sikkerhet (HMS)
EMC har i løpet av 2023/2024 strukturert og forbedret sitt HMS-arbeid. Det er etablert en felles miljøgruppe som har ansvaret for virksomhetens arbeid innen Klima, Helse, Miljø og Sikkerhet, og denne gruppen består av øverste leder, AMU, Klima-representant og HR-sjef.

Fotnote bildet over – Verneområde Oslo; selskaper det vises til er Malling & Co Eiendomsdrift AS, Malling & Co Eiendomsutvikling AS, Malling & Co Leietakerrådgivning AS, Malling & CO Næringsmegling AS og Malling & Co Research and Valuation AS.

Selskapet har kontorvirksomhet i Oslo, Bergen, Tønsberg, Drammen og Stavanger. Det er svært få fysiske farer for kontoransatte og skadepotensialet er vurdert å være lavt. Våre ansatte som er ute på byggene til våre oppdragsgivere, er ivaretatt med nødvendig og foreskrevet verneutstyr for ansatte og maskineri, samt egnede klær og øvrig utstyr. I tillegg er våre ansatte kurset og sertifisert innen HMS og annet lovpålagt opplæring for å kunne virke i de respektive rollene.

Miljøfyrtårn 2024
EMC er Miljøfyrtårn sertifisert, men har i lengre tid arbeidet med Miljøfyrtårnsertifisering etter den såkalte «Hovedkontormodellen». I mai i år ble selskapet Miljøfyrtårn resertifisert. Det innebærer en omfattende rapportering- og dokumentasjonsplikt etter Miljøfyrtårn krav innen alle områder av klima og miljø, både fysisk og psykososialt arbeidsmiljø.

I EMC jobber vi kontinuerlig og målrettet med det psykososiale arbeidsmiljøet. Vi har to sentrale verktøy for å kartlegge hver enkelt medarbeiders trivsel. Det første er vår rutine for oppfølging av medarbeidere. I tillegg til oppstartsamtale når en medarbeider starter i selskapet, er leder oppfordret til å avholde en oppfølgingssamtale både etter 1, 3 og 5 måneder. I tillegg har man en større, årlig medarbeidersamtale, hvor formålet er både å evaluere året som har gått, men også å se fremover for å sette nye mål, og legge en plan for videre utvikling. Det skal likevel sies at den viktigste oppfølgingen skjer i den daglige dialogen mellom leder og medarbeider. Tett oppfølging gjennom kontinuerlig og uformelle avsjekk er derfor viktig.

Det andre verktøyet vi benytter for å kartlegge det psykososiale miljøet i selskapet, er vår medarbeiderundersøkelse hvor alle medarbeidere oppfordres til å gi sine direkte tilbakemeldinger om alt som omhandler den enkeltes trivsel og utvikling. Her blir man spesifikt spurt om hvordan man oppfatter arbeidsmiljøet, både fysisk arbeidsmiljø, men også psykososialt. Fokus er arbeidsmengde, balanse mellom jobb og hverdag, sosialt fellesskap og trivsel, opplevelse av utenforskap, diskriminering og/eller andre uønskede hendelser. Til denne kartleggingen av medarbeidertrivsel, benytter vi et eksternt selskap, og EMC har i alle år scoret høyt på parameterne arbeidsglede og lojalitet.

Vernerunde 2023/2024
I desember 2023 ble vernerunden utført, og ingen vesentlige avvik, feil eller mangler ble påpekt. Det meste som krevde oppfølging og tiltak, var relatert til prosjektarbeidet i våre felleslokaler på hovedkontoret i Dronning Mauds gate 15. Det være seg noen høye teppekanter som kan snubles i, skarpt lys i visse deler av lokalene, noen lamper som henger litt for lavt, hvor det kan være lett å slå hodet i.

Etter en overordnet oppsummering av vernerunden, er nå både prosjektleder, driftsleder og eiendomssjef i gang med å utbedre avvikene som ble funnet.

Diskrimineringsvern
Selskapet har nulltoleranse for diskriminering og vi har også tydelige etiske retningslinjer hvor vi forplikter oss bl.a. til å etterleve ILOs konvensjon 100 og 111.

Et viktig område å se nærmere på hva angår diskriminering, er opplæring i forbindelse med rekrutteringsprosessen i selskapet. Pr. i dag har vi ingen strukturert ledertrening, og vi ser det hensiktsmessig at alle ledere med personalansvar får en grundig gjennomgang av rekrutteringsprosessen, samt tilhørende lovverk som er relevant i forbindelse med ansettelser. Ved å øke kunnskap og skape bevissthet for rettigheter og plikter, samt såkalte mulig «bias» i rekrutteringsprosessen vil vi være enda bedre rustet til å verne mot diskriminering og forskjellsbehandling. Målet er at alle ledere med personalansvar skal ha gjennomført denne ledertreningen i løpet av 2025.

Lønnsvilkår, ytelser og likestilling
Selskapet utbetaler lønn i henhold til standarder innenfor bransjen, og øvrige goder og ordninger er vurdert til å være på eller over norm og i henhold til forpliktelser i norsk lov. Vi benytter fagspesifikke lønnsstatistikker f.eks. fra Econa for å sikre at vi hele tiden ivaretar gode lønnsvilkår og ytelser for våre ansatte. Alle ansatte blir lønnet etter faglig kompetanse og de oppgavene og det ansvaret som man har i sin stillingsbeskrivelse. I tillegg har alle ansatte anledning til å fagorganisere seg dersom de ønsker.

Kontrakter, tilknytningsforhold til arbeidsgiver og arbeidstid

Kontrakter
Fokuset for slutten av 2023 og i starten av 2024, hva angår kontrakter og tilknytningsforhold til arbeidsgiver, har vært ansattes ansettelseskontrakter. Vi er i ferd med å revidere og standardisere våre ansettelseskontrakter på tvers av alle selskap og avdelinger. Vi ønsker å være enda tydeligere på skillet mellom ansettelse i ledende og/eller særskilt uavhengige stillinger, og ansettelse av ordinære medarbeidere. Ved å revidere og standardisere ansettelseskontrakter, vil vi sørge for å enhver tid overholde Arbeidsmiljølovens bestemmelser om arbeidstid.

Arbeidstid
En alminnelig arbeidsdag utgjør 8 timer, hvorav 30 minutter lunsjpause. En normal arbeidsuke utgjør til sammen 40 timer, og alle ansatte er berettiget 5 ukers ferie. Vi benytter en ekstern lønnsleverandør som også fungerer som et ekstra kvalitetssikrende ledd i hvordan vi utformer intern policy og praktiserer vår rolle som arbeidsgiver.

Interne retningslinjer
EMC har både interne og eksterne retningslinjer som ligger tilgjengelig for alle ansatte på vårt intranett. Våre interne varslingsrutiner ligger også lett tilgjengelig på intranettet hvor medarbeidere kan varsle om kritikkverdige forhold knyttet til alle sider av arbeidsforholdet, herunder diskriminering, mobbing, risikofylt arbeidsmiljø og seksuell trakassering. I EMC skal vi opptre i henhold til norsk lov og god forretningsetikk, samt i henhold til våre verdier: positiv, pålitelig og profesjonell. Dette krever vi av oss selv så vel som av våre leverandører og øvrige samarbeidspartnere.

Oppsummering og total vurdering av potensiell risiko
I EMC er det vurdert at det er lav risiko for negative aktiviteter i egen virksomhet. Vi har imidlertid identifisert at opplæring er et sentralt område å fokusere på, da særlig med tanke på vern mot diskriminering i rekrutteringsprosessen og ellers leder trening, samt opplæring i forretningsetiske retningslinjer og fokus på internt regelverk. Vi er hele tiden opptatt av å forbedre våre interne rutiner og retningslinjer, og vi benytter dette dokumentet som en rettesnor for våre prioriteringer og aktiviteter for å hele tiden utelukke risiko for negative aktiviteter i egen virksomhet.

2.2 Aktsomhetsvurdering av selskapets leverandører

Kartlegging og vurdering av negative konsekvenser
I forbindelse med ekstern aktsomhetsvurdering og hvilke faktiske prosesser som skal gjennomføres er det sett hen til åpenhetsloven § 3 og dens forarbeider Prop. 150 L, hvor det for vår kartlegging av leverandørlisten er lagt til grunn at vi ikke er knyttet til en leverandørkjede som betyr en som leverer noe som inngår i det ens virksomhet selger videre. Med andre ord er vår tilnærming i denne prosessen knyttet opp mot forretningspartnere som leverer varer eller tjenester direkte til selskapet. Heretter omtalt som «leverandør»

Selskapet har for rapporteringsperioden benyttet Factlines sin digitale løsning for aktsomhetsvurderinger. I Factlines sin løsning er lagt til grunn en undersøkelse utarbeidet av et eksternt advokatfirma som Factlines har samarbeidet med. Spørsmålene i undersøkelsen baserer seg på kategorier innen samfunnsansvar, styringssystemer, oppfølging leverandører, arbeidsforhold og menneskerettigheter og antikorrupsjon. Undersøkelsen er ikke materielt begrenset til grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og man får en bredere innsikt hos leverandørene.

I kartleggingsprosessen av leverandører og prioriterte risikoområder er det blitt sett hen til OECDs veileder samt forarbeidene til åpenhetsloven Prop. 150 L s.109 som viser til at sentrale elementer å se hen til i forbindelse med prioritering av de viktigste risikoområdene er blant annet risiko land, risikobransje, risiko knyttet til virksomhet og/eller produkter, kjent risiko virksomheten kjenner til fra tidligere med mer.

Vi har med unntak av to leverandører (som faller inn under EU/EØS), som ikke er faste leverandører, kun norske leverandører. Ut fra en risikobasert tilnærming av leverandørlisten stod vi igjen med 29 leverandører innen renhold, IT, mat/catering/kantine, klær/gaveartikler og kontormøbler som det var et ønske om å vurdere nærmere. Undersøkelse via Factlines ble så sendt ut til 29 leverandører, hvorav 21 leverandører har besvart undersøkelsen, og 8 leverandører ikke har besvart undersøkelsen. Responsraten var således på 72 %.

I forhold til risikovurdering av de 21 som besvarte undersøkelsen, så er det ingen som utgjør høy risiko for negative konsekvenser ut fra de parameterne som er lagt til grunn i løsningen for undersøkelsen. Kun 5 leverandører hvor det er lagt til grunn medium risiko, ellers utgjør 16 leverandører lav risiko.

Risikovurdering av leverandører med høyere risiko
EMC har med det prioritert de fem leverandører hvor risikovurderingen i Factlines sin løsning er satt til medium risiko, og gjennomgått besvarelsene for å se hvor risikoene ligger, om det er nødvendig med ytterligere undersøkelser og hva som eventuelt må følges opp hos den enkelte leverandør.

I system løsningen for undersøkelsen ligger det parametere som gir en lav, middels eller høy risiko score i forhold til hva svaret utgjør, herunder ja, nei, vet ikke, for det enkelte spørsmål og kategori. Det som går igjen ut fra besvarelsene er at parameterne viser høyere risiko da disse leverandørene har svart nei på gitte spørsmål innen samfunnsansvar, oppfølging av egne leverandører og miljøkrav.

Bakgrunnen for at disse leverandørene har svart nei på disse kategoriene/spørsmålene skyldes at de selv ikke oppfyller vilkårene for å være omfattet av åpenhetsloven. Noe denne løsningen og parameterne legger opp til at man skal følge.

Hva gjelder kjerne spørsmål om arbeidsrettigheter og menneskerettigheter og styringssystemer viser parameterne ut fra besvarelsene at det foreligger ingen eller lav risiko. Dette basert på at leverandørene har besvart positivt i forhold til grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet hvor nasjonale lover og regler følges. For å få en mest mulig riktig og bred vurdering har vi i tillegg foretatt egne ytterligere undersøkelser av leverandørene. Resultatet viser at leverandørene ut fra bl.a. hjemmesider har fokus på sosial bærekraft i egen virksomhet og et generelt samfunnsansvar selv om det ikke er direkte basert på et ansvarlig næringsliv etter åpenhetsloven.

Risikovurdering av de leverandører som ikke har besvart undersøkelse
De åtte leverandørene som ikke har besvart undersøkelsen utgjør forskjellige bransjer, herunder bl.a. renhold, gaveartikler og mat.

En av de åtte leverandørene har imidlertid oversendt oss sin code of conduct samt vist til link på deres hjemmeside for inngående informasjon. Det er informert oss at denne leverandøren har en policy om at de ikke svarer ut slike undersøkelser, men besvarer med en e-post med nevnt informasjon. Ut fra den informasjon som ble gjennomgått legges det til grunn at det foreligger lav risiko for negative konsekvenser.

En annen av de åtte leverandørene er en større leverandør av trolig mange andre virksomheter, som imidlertid synes å ha en selskaps policy om at de ikke svarer ut undersøkelser og heller ikke svarer opp e-post henvendelser av denne typen. Det forventes nok at kunder eget initiativ går igjennom hjemmeside og annen informasjon om leverandøren. Ut fra den informasjon som ble gjennomgått legges det til grunn at det foreligger lav risiko for negative konsekvenser.

Etter nærmere undersøkelse av de øvrige seks leverandører er en fellesnevner for disse at de selv ikke faller inn under åpenhetslovens bestemmelser. I forbindelse med manglende tilbakemelding på undersøkelsen, har selskapet derfor foretatt egne ytterligere undersøkelser. Hvor det er gjennomført en risikovurdering av om leverandøren har et fokus på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet. Den informasjonen som fremgår på de respektive nettsidene er gode, informative, presise om eget arbeid om HMS, kvalitetssystemer, oppfølging ansatte og lover og forskrifter. Imidlertid har den interne ytterligere undersøkelsen avdekket en uønsket generell risiko for og med en av disse leverandørene. Videre oppfølging av denne fremgår under.

Oppfølging av leverandører
I forhold til § 4 i åpenhetsloven fremgår det av forarbeidene til åpenhetsloven Prop. 150 L s. 108 at virksomhetene skal gjennomgå trinnene i § 4 som er relevante ut fra egen virksomhet.

Ut fra foreliggende opplysninger om våre leverandører er det ikke avdekket faktiske brudd eller vesentlig risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i rapporteringsperioden. Dog har selskapet som ledd i vurdering og oppfølging av sine leverandører valgt å avslutte et forretningsforhold som følge av manglende mulighet for fult ut å kartlegge leverandørens eventuelle risikoer samt muligheten for å redusere eventuelle risikoer. Det vil fokuseres på å inngå avtale med en aktør innen samme bransje som setter fokus på de områder som er i tråd med selskapets prinsipper, retningslinjer, og forpliktelser etter åpenhetsloven.

Selskapet har for øvrig gjort seg noen refleksjoner fra resultatet av aktsomhetsvurderingene, som vil være selskapets generelle oppfølgingspunkter overfor leverandører.

• Være bevisst på å ha gode avtaler og gode rutiner med leverandører som gjenspeiler begge parters behov og krav for å overholde nasjonale lover og regler. For blant annet ikke å sette korte ledetider for leveranse som kan få en direkte negativ konsekvens.
• Ha en god løpende kommunikasjon med leverandører
• Pågående bevisstgjøring av leverandører som ikke selv faller inn under åpenhetsloven med tanke på samfunnsansvar, sosial bærekraft med mer. Fokus på selskapets etiske retningslinjer for leverandører. Det kreves at leverandørene har en ryddig forretningsdrift og overoppsyn med sine underleverandører.

Oslo, 18. juni 2024

• Peter Malling (Styrets leder)
• Cathrine Kildalsen (Styremedlem)
• Fredrik Sommerfeldt (Styremedlem)
• Marius Chr. Herud (Styremedlem)
• Anders Berggren (Administrerende direktør)

 

---

Etiske retningslinjer for leverandører og forretningsforbindelser

Henvendelser som angår informasjon om hvordan Eiendomshuset Malling & Co håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold bes følgende e-postadresse benyttes: apenhetsloven@malling.no