Malling og Oslo Pensjonsforsikring effektiviserer rapporteringen

 
Malling og Oslo Pensjons Forsikring (OPF) har et langt og solid kundeforhold som har vart i mange år. OPF er en viktig forvalter av pensjonsmidler for ansatte iblant annet Oslo kommune, og har investert ca. 17-18 mrd. NOK i eiendom. Som hovedforvalter av eiendommene til OPF, har Malling ansvar for økonomirapporteringen på disse eiendommene. Tidligere har dette vært en manuell prosess som har vært gjort i Excel ark kvartalsvis. Men fra 1.januar 2023 har Malling gjennom sitt tette samarbeide med OPF knyttet seg direkte inn i OPF sitt økonomisystem, og økonomirapporteringen har blitt helautomatisert. OPF sparer mye tid på manuelt arbeide, og arbeidsflyten er effektivisert, med mindre rom for avvik og feil.  

Manuelt rapporteringssystem var tidkrevende 

OPF har et langt og godt kundeforhold til Malling, og det startet før min tid her. 

Finn Gromsrud, Regnskapssjef, OPF 

Som regnskapssjef med 15 års erfaring hos OPF, forteller Finn Gromsrud om en tid da prosessene var mer arbeidskrevende og mindre effektive enn de er i dag.  

Malling leverte tidligere rapporter i Excel, som fungerte greit på et grunnleggende nivå, men medførte mye manuelt arbeide, utregninger og flytting av tall. Gromsrud forklarer:  

Tidligere fikk vi de økonomiske rapportene fra Malling i Excel. Vi på regnskap trengte totale inntekter på eiendommene, mens de som sitter på driften trenger detaljert oversikt over utgifter, så behovene var litt forskjellige internt hos oss, og vi måtte gjøre endel omregninger manuelt. 

Dette innebar at Gromsrud og hans team måtte omregne og tolke dataene for at de skulle passe inn i regnskapsstrukturene for verdisetting av eiendommene til OPF. De måtte sikre at tallene de arbeidet med reflekterte en korrekt og helhetlig forståelse av eiendomsporteføljens ytelse. Det var en tidkrevende oppgave som krevde nøye detaljorientering, og som innebar muligheter for menneskelige feil i overføringene av data fra Excel-arkene til OPF's systemer. 

Videre var det utfordrende å integrere dataene knyttet til eiendomsporteføljen inn i OPF's større finanssystem. Aksjer, obligasjoner, og andre kapitalinvesteringer ble håndtert i et eget fagsystem, mens eiendomsdataene kom inn separat. Dette skapte en fragmentert tilnærming til kapitalforvaltningen og rapporteringen, og førte til økt kompleksitet og reduserte effektivitet i arbeidsflyten. 

LES OGSÅ; Oslo Airport City og Malling: En regnskapsfører som forstår komplekse utviklingsprosjekter

Bilde av Finn Gromsrud Regnskapssjef, OPF 

Digital transformasjon og databasetilgang endret arbeidsflyten 

Malling har fokus på å jobbe innovativt og fremoverlent og samarbeider tett med kundene sine for å effektivisere rapporteringsprosessene. Sammen kom de fram til at det var på tide å digitalisere økonomirapportering til OPF.  

En sentral del av løsningen var å knytte Malling sitt datavarehus direkte inn i OPF sitt økonomisystem.  Mikal Hagesæter, Digital Prosessutvikler hos Malling utdyper:  

Datavarehuset til MCF er bygget i Azure og består hovedsakelig av automatiserte prosesser for daglig å hente oppdatert informasjon fra ulike datakilder som er relevante for eiendommene og selskapene vi forvalter. Relevante kilder er for eksempel økonomiske data fra Xledger, kontraktsforvaltningsdata fra Fazile, Famac, BRREG og diverse ESG-informasjon fra flere andre kilder som f.eks. handler om energiforbruk.  

På forespørsel fra OPF laget vi en egen SQL-database med informasjon som er skreddersydd OPF sine behov. Etter rålast fra datakildene, blir dataene bearbeidet i egne SQL-tabeller hvor vi lager relasjoner mellom de ulike datakildene. Denne sammenstillingen av data fra flere kilder gir oss muligheten til å effektivt lage rapporter med mye mer informasjon enn hva som var mulig tidligere. 

 Av sikkerhetsgrunner er denne databasen satt opp adskilt fra resten «datavarehuset», og hele prosessen er automatisert med ett forhåndsdefinert view som spør direkte på informasjon for selskapene som er eid av OPF fra flere tabeller i datavarehuset.  Tilgangen til disse dataene er sterkt beskyttet, og man må ha både brukernavn og passord til SQL-databasen i tillegg til å sitte enten hos Malling eller på det ene av to av OPF sine kontorer hvis man trenger tilgang til disse dataene.

LES OGSÅ; Optimaliser kontrollen over ditt  eiendomsregnskap

Bilde av Mikal Hagesæter Digital Prosessutvikler Malling

Gromsrud beskriver dette som en revolusjonerende endring:  

 Systemet vårt henter nå tallene til rapporteringen fra databasen hos Malling. Det er implementert som en 'Viewledger' i Xledger, og er nøye tilpasset oss. Denne integrasjonen tillater en direkte overføring av data fra Malling til OPF, og har eliminert behovet for manuell datainntasting. Dermed har potensialet for menneskelige feil blitt redusert betydelig. 

Etter at vi sammen ble enige om hvilke tall vi hos OPF trengte, ble rapporteringen enkel. De som sitter på driften har ansvar for, og må ha oversikt over tallene helt ned i detalj og hva det brukes penger på hva. Til regnskapsformål trenger vi egentlig bare å vite “Hva har vi tjent”, sier Gromsrud. 
 

Effektivisering og nøyaktighet

Den nye løsningen har gitt  Gromsrud og teamet hans muligheten til å behandle økonomiske data "hands off", noe som betyr en betydelig reduksjon i arbeidsmengde og tidsbruk.  

Gromsrud understreker:  

Jeg får fortsatt Excel-rapporten fra Malling for kontrollformål, på samme måte som før, men nå kommer dataene også automatisk inn i systemet vårt. Dette gjør at vi slipper manuelle utregninger og datainnføringer. Tallene vi får, er riktige. Denne automatiseringen sikrer med andre ord økt nøyaktighet og færre muligheter for avvik i den finansielle rapporteringen.  

En annen viktig fordel er muligheten til å måle avkastningen på eiendommer i samme system som alle de andre typene avkastning OPF håndterer. Dette forenkler OPF's mulighet for å få en helhetlig oversikt over finansiell status på hele porteføljen sin.  

Det er mye mer oversiktlig nå, sier Gromsrud. Dataene kommer rett inn i første kilde først, og så går de til oss på regnskap. 

Gromsrud påpeker at det fortsatt er områder som krever oppmerksomhet, spesielt med hensyn til detaljer i arbeidskapitalen.  

 Man må være veldig nøye med bokføringen, sier han, og understreker viktigheten av å opprettholde en grundig oversikt, selv i en automatisert prosess. 

Overgang til månedlig rapportering 

En annen betydelig forbedring av rapporteringsprosessen som Malling og OPF har fått til sammen, har vært overgangen fra kvartalsvis til månedlig rapportering. Denne hyppigere rapporteringen gjør det mulig for OPF å være mer ajour med sin finansielle status, noe som igjen gir bedre innsikt og raskere reaksjonsevne.  

Dette er veldig bra. Månedlig rapportering gjør det enklere å finne avvik, og avvikene er mindre, for da er du mer ajour, forklarer Gromsrud. 

LES OGSÅ; Samarbeid og synergier

Samspillet mellom IT og regnskap

Gromsrud fremhever også den økende viktigheten av samarbeid mellom IT og regnskap, ettersom digitalisering av arbeidsflyten slik de nå har gjort krever en dypere forståelse av data og systemintegrasjon.  

Det blir jo å gå fra å være 'regnskap-regnskap' til å være 'IT-IT'. Dette er ikke noe du som regnskapsmann eller -dame klarer alene, sier han, og anerkjenner hvordan den teknologiske innovasjonen Malling har hjulpet dem med, har transformert den tradisjonelle rollen til regnskapsføreren. 

Gjennom innovativ bruk av teknologi og det strategiske partnerskapet med Malling, har vi fått hjelp med å transformere tradisjonelle forretningsmetoder til moderne, effektive systemer.  Dette har forbedret den interne arbeidsflyten, og bidrar til en mer bærekraftig forvaltning av de finansielle ressursene våre. 

Med Malling inn i fremtiden  

Samarbeidet mellom OPF og Malling står som et eksempel på hvordan finansielle institusjoner kan omfavne teknologiske løsninger for å møte dagens utfordringer og forberede seg på fremtidens muligheter. Effektiv implementering av Xledger og et dedikert datavarehus har gjort digitalisering av den finansielle rapporteringen mulig, og har frigjort tid og effektivisert arbeidsprosessene til OPF.   

TOTALLEVERANDØR MED ØYE FOR DETALJER

Som Norges største og eldste eiendomshus håndterer vi alle forhold rundt en eiendom på vegne av gårdeier.  Vi i regnskapsavdelingen er særdeles interessert i eindomsregnskapet og har spisset vår avdeling og systemer mot nettopp eiendom. Dette gjør oss ekstra kvalifisert til å bistå profesjonelle eiendomsaktører med den økonomiske forvaltningen. I tillegg til ordinær regnskapsførsel kan vi også bistå inn i spesifikke prosesser der man trenger spesialistkompetanse. Vi har bidratt kunder gjennom krevende prosesser som kjøp og salg, due diligence samt andre komplekse transaksjoner. Vårt team har en god bredde i kompetanse og erfaring inn i de fleste områder.

Vi bistår gjerne om behovet er til stede.

BESØK VÅRT DIGITALE KUNNSKAPS-BIBLIOTEK

Vi har laget e-bøker med tips og råd innenfor:

• Eiendomsutvikling
• Investeringer i næringseiendom
• Proptech
• Leietakertilfredshet
• Valg av kontorlokaler

Klikk her for å komme til vårt digitale kunnskaps-bibliotek.