Åpenhetsloven

REDEGJØRELSE FOR AKTSOMHETSVURDERINGER I FORBINDELSE MED ÅPENHETSLOVEN FOR PERIODEN 1. JANUAR 2024 – 31. DESEMBER 2024

1. Innledning

Eiendomshuset Malling & Co (heretter omtalt som EMC) ønsker å bidra positivt til et ansvarlig næringsliv, og ivareta grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold internt, samt stille de samme krav overfor våre leverandører og forretningsforbindelser. Dette er en viktig del av vårt verdigrunnlag.

EMC utgjør et konsern med flere datterselskaper med hovedkontor i Oslo. Kontorvirksomheten til konsernet er knyttet til rådgivningstjenester innen forvaltning, drift, syndikering, kjøp/salg, utleie, analyse og verdivurdering, rådgivning energi, miljø og bærekraft og utleie av næringseiendom i Norge. Vårt virke ligger innen eiendomsbransjen.

Som konsern har EMC vært underlagt åpenhetsloven siden loven tredde i kraft 1. juli 2022, og dermed gjennomført aktsomhetsvurderinger i tråd med loven siden i ikrafttredelse med redegjørelse offentliggjort siden 2023.

I henhold til Åpenhetsloven faller følgende selskaper inn under Åpenhetsloven i rapporteringsperioden; Eiendomshuset Malling & Co AS, Malling & Co Forvaltning Holding AS, Malling & Co Forvaltning AS, Malling & Co Eiendomsdrift AS, Malling & Co Energi og Miljø AS, Malling & Co Research and Valuation AS, Malling & Co API AS, Malling & Co Venture AS, Malling & Co Markets AS, Malling & Co Næringsmegling AS, Malling & Co Corporate Real Estate AS, Malling & Co Leietakerrådgivning AS, Malling & Co Drammen AS og Malling & Co Property Partners AS.

For å ivareta grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold så vel internt som for leverandørene knyttet til innkjøp til vår egen kontorvirksomhet, har vi etablert rutine i tråd med Åpenhetslovens formål og krav samt både interne og eksterne etiske retningslinjer for å sikre oss dette i praksis. Konsernet har blant annet interne etiske retningslinjer, varslingsrutine, gode rekrutteringsprosesser og onboarding prosedyrer for nyansatte.

2. Vurdering av negative konsekvenser

EMC har gjennomført aktsomhetsvurdering av egen virksomhet samt av leverandører knyttet til direkte innkjøp til vår egen kontorvirksomhet. I dette ligger at vi har kartlagt og vurdert eventuelle faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som er forårsaket av, bidratt til eller er direkte knyttet til virksomheten.  Imidlertid skal det i denne redegjørelsen opplyses om faktiske og vesentlig risiko for negative konsekvenser som eventuelt er avdekket gjennom aktsomhetsvurderingene.

2.1 Aktsomhetsvurdering av egen virksomhet

Formålet med aktsomhetsvurdering er å identifisere, vurdere og håndtere risikoer knyttet til virksomhetens aktiviteter. I dette avsnittet ønsker vi å kartlegge faktiske forhold, samt vurdere den potensielle risikoen og hvordan vi håndterer og forhindrer negative hendelser i egen virksomhet.

Overordnet har EMC gode rutiner for å minimere risiko knyttet til virksomhetens aktiviteter. Vi vil i kommende avsnitt kartlegge ulike områder, og vurdere potensiell risiko, i tillegg til å peke på mulige fokusområder den kommende perioden.

Helse, miljø og sikkerhet (HMS)

I 2024 har EMC fortsatt med å styrke strukturen og systematiseringen av sitt HMS-arbeid. Det er gjort to viktige endringer siden 2023:

1. Nye verneombud og verneområder er opprettet i henhold til nye lovkrav. Fra 1. januar 2024 ble det krav om at virksomheter med fem eller flere arbeidstakere skal ha minst ett verneombud.

Ny struktur og verneombud:

EMC har tydeliggjort hvilke saker som typisk ligger til henholdsvis verneombud, leder/leders leder, HR og saker man bør varsle om. Modellen under viser en grov inndeling, men dersom man er usikker, oppfordres det til å ta kontakt med HR for veiledning. På denne måten, vil man forhåpentligvis klare å behandle innkommende saker på en effektiv og hensiktsmessig måte, og som ivaretar den/de som er berørt på en best mulig måte.

Oversikt over hvilke saker man kan melde til ulike instanser:

Alle de 15 nye verneombudene er valgt blant de ansatte gjennom en grundig selekteringsprosess, og samtlige har gjennomgått obligatorisk opplæring i regi av Simployer.

Eksempel på kursbevis for fullført HMS-kurs for verneombud og AMU:

2. Miljøgruppen omdefineres

Den såkalte «Miljøgruppen» som tidligere ble etablert som en gruppe med deltakere fra både AMU, verneombud og interne rådgivere for bærekrafts forvaltning, er nå omdefinert til å bestå av kun AMU-representanter og verneombud. Dette grunnet de nye reglene om at alle virksomheter med fem eller flere arbeidstakere skal ha minst ett verneombud. Med totalt 15 verneombud, i tillegg til 8 medlemmer i AMU, anser EMC seg tilstrekkelig dekket for å ivareta arbeidsgivers forpliktelse om et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, i samsvar med arbeidsmiljøloven.

Generell vurdering
Sett under ett, har EMC med sine datterselskaper kontorvirksomhet i Oslo, Bergen, Tønsberg, Drammen og Stavanger. Det er på generell basis svært få fysiske farer for kontoransatte, og skadepotensialet er vurdert å være lavt. Våre ansatte som er ute på byggene til våre oppdragsgivere, er ivaretatt med nødvendig og foreskrevet verneutstyr for ansatte og maskineri, samt egnede klær og øvrig utstyr. I tillegg er våre ansatte kurset og sertifisert innen HMS og annet lovpålagt opplæring for å kunne virke i de respektive rollene.         

Miljøfyrtårnsertifisering etter Hovedkontormodellen
EMC er Miljøfyrtårnsertifisert etter den såkalte «Hovedkontormodellen», og hele konsernet vil i løpet av våren 2025 motta sine sertifiseringer for respektive enheter (figur 1). De aller fleste prosesser og rutiner er felles for alle datterselskap, men for Malling & Co Vågen AS, Malling & Co Bergen AS, Malling & Co Drammen AS, samt lokalkontoret vårt i Tønsberg, har lokale rutiner for f.eks. avfallshåndtering og vernerunder. Dette er blitt rapportert og dokumentert eksplisitt for hvert selskap/område.

I tillegg til at hele konsernet er blitt Miljøfyrtårnsertifiserte, har EMC også sendt inn den obligatoriske, årlige innrapporteringen (figur 2).

Figur 1:

Figur 2:

Medarbeiderundersøkelsen – et viktig verktøy for å måle arbeidsglede og lojalitet

I EMC gjennomføres det medarbeiderundersøkelse hvert annet år, og i 2024 ble undersøkelsen gjennomført i perioden 9.-23.september. Oppsummert viste resultatene at de såkalte hoved driverne for medarbeidertrivsel og engasjement, Arbeidsglede og Lojalitet, fremdeles står sterkt blant våre medarbeidere.

Hovedfunn 2024

Ang. forbedringspunkter, var det hovedsakelig to områder som ble trukket frem:

1. Det fysiske arbeidsmiljøet på hovedkontoret i Dronning Mauds Gate 15 hvor det ved noen tilfeller har vært mangel på plass i noen av arbeidssonene. Dette skyldes at veksten i antall ansatte har steget mer enn det som ble lagt til grunn i 2022 da leieforholdet ble forlenget og utvidet med mer areal. På bakgrunn av tilbakemeldingene fra medarbeiderundersøkelsen, ble det foretatt en ny telling av arbeidsplasser og dekningsgrad. Etter å ha undersøkt og diskutert ulike løsninger, lyktes EMC å øke sin kapasitet med å fremleie ytterligere areal (878 kvm) i en ny etasje (6.etg.) fra og med 1. september 2025

2. Etterspørsel etter behandlingsforsikring. På bakgrunn av tilbakemeldingene fra medarbeiderundersøkelsen, ble det innhentet tilbud på ulike behandlingsforsikringer. Etter diskusjon med vår forsikringsmegler Tripol, fattet styret EMC vedtak i styremøte 10. desember 2024 å tilby behandlingsforsikring for alle faste medarbeidere i konsernet fra og med 1. januar 2025.

Vernerunde 2024/2025
Vernerunden for perioden 2024/2025 ble gjennomført 21. januar 2025, og oppsummert gikk funnene ut på orden i fellesområder (Torget, garderobe, kjøkken, kaffebar), samt plassmangel (særlig i 5.etg.), dårlig ventilering og ikke optimale lysforhold.

Leder for AMU, Siv Edvardsen, daværende HVO, Linda Stange Olsen, samt Driftssjef Knut Erik Heier deltok på vernerunden, og det er blitt iverksatt tiltak som f.eks. anskaffelse av økt areal på hovedkontoret.

Diskrimineringsvern
Selskapet har nulltoleranse for diskriminering og vi har tydelige etiske retningslinjer hvor vi forplikter oss bl.a. til å etterleve ILOs konvensjon 100 og 111. Vi er i ferd med å etablere en strukturert ledertrening hvor alle ledere med personalansvar, får en grundig gjennomgang av rekrutteringsprosessen, samt tilhørende lovverk som er relevant i forbindelse med ansettelser. Ved å øke kunnskap og skape bevissthet for rettigheter og plikter, samt såkalte mulig «bias» i rekrutteringsprosessen vil vi være enda bedre rustet til å verne mot diskriminering og forskjellsbehandling. Målet er at alle ledere med personalansvar skal ha gjennomført denne ledertreningen i løpet av 2025.

Det er også sentralt å jobbe langsiktig og strategisk med profilering og merkevarebygging, og være bevisste på å løfte frem og anerkjenne mangfoldet vi har blant våre medarbeidere.

Lønnsvilkår, ytelser og likestilling
Selskapet utbetaler lønn i henhold til standarder innenfor bransjen, og øvrige goder og ordninger er vurdert til å være på eller over norm og i henhold til forpliktelser i norsk lov. Vi benytter fagspesifikke lønnsstatistikker f.eks. fra Econa for å sikre at vi hele tiden ivaretar gode lønnsvilkår og ytelser for våre ansatte.  Alle ansatte blir lønnet etter faglig kompetanse og de oppgavene og det ansvaret som man har i sin stillingsbeskrivelse. I tillegg har alle ansatte anledning til å fagorganisere seg dersom de ønsker.

Kontrakter, tilknytningsforhold til arbeidsgiver og arbeidstid

Kontrakter
I 2024 ble det innført nye maler for ansettelseskontrakter i hele konsernet. Endringene var begrunnet i følgende:

• Nye lovkrav til alle ansettelseskontrakter inngått fra og med 1. juli 2024
• Standardisering av alle maler for ansettelseskontrakter i hele konsernet
• Forsterkning av arbeidsgivers rettigheter knyttet til: 
  •  Taushetsplikt og beskyttelse av selskapets eiendeler
  •  Selskapets eierskap til materiale og immaterielle rettigheter
  •  Eiendomsrett til datasystemer og dataprogram
  •  Kunde- og rekrutteringsforbud
  •  Håndtering av personopplysninger

Ved å standardisere malene for ansettelseskontrakter, samt ved implementeringen av de nye lovkravene i mal verket, vil vi sikre at vi ivaretar vår plikt som en ansvarlig arbeidsgiver ovenfor våre medarbeidere.

Arbeidstid
En alminnelig arbeidsdag utgjør 8 timer, hvorav 30 minutter lunsjpause. En normal arbeidsuke utgjør til sammen 40 timer, og alle ansatte er berettiget 5 ukers ferie. I tillegg praktiserer vi sommertid, fleksibel arbeidstid og mulighet til fjernarbeid.

Vi benytter en ekstern lønnsleverandør som også fungerer som et ekstra kvalitetssikrende ledd i hvordan vi utformer intern policy og praktiserer vår rolle som arbeidsgiver. 

Interne retningslinjer
EMC har både interne og eksterne retningslinjer som ligger tilgjengelig for alle ansatte på vårt intranett. Våre interne varslingsrutiner ligger også lett tilgjengelig på intranettet hvor medarbeidere kan varsle om kritikkverdige forhold knyttet til alle sider av arbeidsforholdet, herunder diskriminering, mobbing, risikofylt arbeidsmiljø og seksuell trakassering.  I EMC skal vi opptre i henhold til norsk lov og god forretningsetikk, samt i henhold til våre verdier: positiv, pålitelig og profesjonell. Dette krever vi av oss selv så vel som av våre leverandører og øvrige samarbeidspartnere.

Oppsummering og total vurdering av potensiell risiko
I EMC er det i denne perioden vurdert at det er lav risiko for negative aktiviteter i egen virksomhet. Vi vil imidlertid i kommende periode, fokusere enda mer på kompetansehevende tiltak i organisasjonen, spesielt for ledere og andre ansatte i nøkkelroller. Eksempler på områder vi vil sette inn kompetansehevende tiltak:

• Leder opplæring
• Vern mot diskriminering og fokus på likestilling i rekrutteringsprosessen
• Opplæring i forretningsetiske retningslinjer og øvrig compliance
• IT-sikkerhet og opplæring
• Beredskapsplanlegging

Vi er hele tiden opptatt av å forbedre våre interne rutiner og retningslinjer, og vi benytter dette dokumentet som en rettesnor for våre prioriteringer og aktiviteter for å hele tiden utelukke risiko for negative aktiviteter i egen virksomhet.

2.2       Aktsomhetsvurdering av selskapets leverandører

Kartlegging og vurdering av negative konsekvenser
I forbindelse med ekstern aktsomhetsvurdering og hvilke faktiske prosesser som skal gjennomføres er lagt til grunn åpenhetsloven § 3 og dens forarbeider Prop. 150 L, hvor det for vår kartlegging av leverandørlisten er lagt til grunn at vi ikke er knyttet til en leverandørkjede som betyr en som leverer noe som inngår i det ens virksomhet selger videre.  Med andre ord er vår tilnærming i denne prosessen knyttet opp mot forretningspartnere som leverer varer eller tjenester direkte til selskapet. Heretter omtalt som «leverandør».

I kartleggingsprosessen og prioriterte risikoområder er det blitt sett hen til OECDs veileder samt forarbeidene til åpenhetsloven Prop. 150 L s.109 som viser til at sentrale elementer å se hen til i forbindelse med prioritering av de viktigste risikoområdene er blant annet risiko land, risikobransje, risiko knyttet til virksomhet og/eller produkter eller tjenester, kjent risiko virksomheten kjenner til fra tidligere mv.

Selskapet har i likhet med i fjor for rapporteringsperioden benyttet Factlines sin digitale løsning for aktsomhetsvurderinger. I Factlines sin løsning er lagt til grunn en spørreundersøkelse utarbeidet av et eksternt advokatfirma som Factlines har samarbeidet med. Spørsmålene i undersøkelsen baserer seg på kategorier innen samfunnsansvar, styringssystemer, oppfølging leverandører, arbeidsforhold og menneskerettigheter og antikorrupsjon. Undersøkelsen er ikke materielt avgrenset til grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og man får en bredere innsikt hos leverandørene.

Med unntak av to leverandører (som likevel faller inn under EU/EØS), benyttes kun norske leverandører. Ut fra en risikobasert tilnærming av vår leverandørliste stod vi igjen med 19 leverandører innen mat/kantine/selskapslokaler, renhold, IT, klær/gaveartikler og kontormøbler som det var et ønske om å vurdere nærmere.  Undersøkelse via Factlines ble sendt ut til 19 leverandører, hvorav 14 leverandører har besvart undersøkelsen og 5 leverandører har ikke besvart undersøkelsen. Responsraten var på 74 %.

I forhold til risikovurdering av de 14 som besvarte undersøkelsen, så er det ingen som utgjør høy risiko for negative konsekvenser ut fra de parameterne som er lagt til grunn i løsningen for undersøkelsen. Kun 4 leverandører som ut fra gitte parametere blitt gitt medium risiko, ellers utgjør 10 leverandører lav risiko.

Risikovurdering av leverandører med medium risiko
EMC har ut fra undersøkelsen og de opplysninger som der fremgår prioritert de fire leverandører hvor risikovurderingen er satt til medium risiko, og gjennomgått besvarelsene for å se hvor risikoene ligger, om det er nødvendig med ytterligere undersøkelser og hva som eventuelt må følges opp hos den enkelte leverandør.

For undersøkelsen ligger det parametere som gir en lav, middels eller høy risiko score i forhold til hva svaret utgjør, herunder ja/nei/vet ikke, for det enkelte spørsmål. Det som går igjen ut fra besvarelsene er at parameterne viser medium risiko da disse leverandørene har svart nei og vet ikke på gitte spørsmål innen samfunnsansvar og strategi, og oppfølging av egne leverandører.

Bakgrunnen for at disse leverandørene har svart nei/vet ikke på disse kategoriene og spørsmålene skyldes at de selv ikke oppfyller vilkårene for å være omfattet av åpenhetsloven. Noe denne løsningen og parameterne legger opp til at man er. Derav uten videre utslag med medium risiko på spørsmål. Videre synes det å være en oppfatning blant leverandørene at når ens foretak ikke faller inn under åpenhetsloven, så legges det til grunn at ens leverandører igjen følger norsk lov.

Dog skal nevnes at en av nevnte leverandørene vil selv bli omfattet av åpenhetsloven fra 2026, og arbeider med å forberede seg på lovens krav.

Hva gjelder kjerne spørsmål om arbeidsrettigheter, herunder arbeidstider, minstelønn, overtid, sosiale rettigheter, og menneskerettigheter viser parameterne ut fra besvarelsene at det foreligger ingen eller lav risiko. Dette basert på at leverandørene har besvart positivt i forhold til grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet hvor nasjonale lover og regler følges.

For å få en mest mulig riktig og bred vurdering av leverandørene har vi i tillegg foretatt egne ytterligere undersøkelser av leverandørene. Resultatet viser at leverandørene ut fra bl.a. hjemmesider har fokus på sosial bærekraft i egen virksomhet og et generelt samfunnsansvar selv om det ikke er direkte basert på et ansvarlig næringsliv etter åpenhetsloven.

Risikovurdering av de leverandører som ikke har besvart undersøkelsen
De 5 leverandørene som ikke har besvart undersøkelsen utgjør forskjellige bransjer, herunder hotell/selskapslokaler, mat og klær.

Etter nærmere undersøkelse av de 5 leverandørene er en fellesnevner for 4 av disse at de selv ikke faller inn under åpenhetslovens bestemmelser. I forbindelse med manglende tilbakemelding på undersøkelsen, har selskapet derfor foretatt egne ytterligere undersøkelser. Det er gjennomført risikovurdering av om leverandørene har fokus på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet og overfor sine leverandører.

Den informasjonen som fremgår på de respektive nettsidene er gode, informative og presise om eget arbeid med HMS, kvalitetssystemer, oppfølging ansatte, mangfold, likestilling og oppfølging i henhold til gjeldende lover og forskrifter etter norsk rett. Det er også gjennomført andre nettsøk for om mulig avdekke negativ informasjon i media om leverandørene. Den interne undersøkelsen har imidlertid avdekket en mulig uønsket risiko med en av leverandørene. Videre oppfølging av denne fremgår under.

Oppfølging av leverandører
I forarbeidene til åpenhetsloven Prop. 150 L s. 108 uttales at virksomhetene skal gjennomgå trinnene i § 4 som er relevante ut fra egen virksomhet.

Ut fra foran nevnte vurderinger om våre leverandører har vi ikke avdekket faktiske brudd i rapporteringsperioden, dog mulig vesentlig risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold hos en leverandør. Som ledd i den risikovurderingen og oppfølgingen har administrasjonen og styret i konsernet imidlertid kommet frem til ikke å benytte denne leverandøren fremover inntil risikobaserte forhold er ordnet opp i. Det foreligger ingen bindende kontrakt med nevnte leverandør, slik at benyttelse av leverandøren avsluttes med umiddelbar virkning.

Selskapet har for øvrig gjort seg noen refleksjoner fra resultatet av aktsomhetsvurderingene, som vil være selskapets generelle oppfølgingspunkter overfor leverandører.

• Forbedre interne prosedyrer for innkjøp og gjennomføring
• Kontinuerlig bevissthet på å ha gode avtaler med leverandører som gjenspeiler begge parters behov og krav for å overholde nasjonale lover og regler.
• Ha en god løpende kommunikasjon med leverandører
• Pågående bevisstgjøring av våre nye og eksiterende leverandører som ikke selv faller inn under åpenhetsloven med tanke på samfunnsansvar, sosial bærekraft med mer.
• Fokus på selskapets etiske retningslinjer for leverandører. Det kreves at leverandørene har en ryddig forretningsdrift og overoppsyn med sine underleverandører.
  
  

Oslo, 24. juni 2025

• Peter Malling (Styrets leder)
• Cathrine Kildalsen (Styremedlem)
• Fredrik Sommerfeldt (Styremedlem)
• Marius Chr. Herud (Styremedlem)
• Anders Berggren (Administrerende direktør)

 

---

Etiske retningslinjer for leverandører og forretningsforbindelser

Henvendelser som angår informasjon om hvordan Eiendomshuset Malling & Co håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold bes følgende e-postadresse benyttes: apenhetsloven@malling.no