Åpenhetsloven

REDEGJØRELSE FOR AKTSOMHETSVURDERINGER I FORBINDELSE MED ÅPENHETSLOVEN FOR PERIODEN 1.JULI 2022 – 31.DESEMBER 2022

1.      Innledning

Eiendomshuset Malling & Co ønsker å bidra positivt til et ansvarlig næringsliv, og ivareta grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold internt, samt stille disse krav overfor våre leverandører og forretningsforbindelser. Dette er en viktig del av vårt verdigrunnlag, og vi har i lengre tid arbeidet med dette.

Eiendomshuset Malling & Co utgjør et konsern med flere datterselskaper. Eiendomshuset Malling & Co har sitt hovedkontor i Oslo, og virksomheten til konsernet er knyttet til forvaltning, drift, rådgivning, syndikering, kjøp/salg og utleie av næringseiendom i Norge.

I henhold til Åpenhetsloven § 3 faller følgende selskaper inn under Åpenhetsloven i rapporteringsperioden; Eiendomshuset Malling & Co AS, Malling & Co Forvaltning AS, Malling & Co Eiendomsdrift AS, Malling & Co Energi og Miljø AS, Malling & Co Eiendomsutvikling AS, Malling & Co Næringsmegling AS, Malling & Co Corporate Real Estate AS, Malling & Co Leietakerrådgivning AS og Malling & Co Property Partners AS.

I ledd av ikrafttredelsen til Åpenhetsloven 1. juli 2022 har loven og dets formål blitt forankret i styret i Eiendomshuset Malling & Co den 25.08.2022. 

For å ivareta grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold så vel internt som for våre leverandører og forretningsforbindelser har vi etablert rutine i tråd med åpenhetslovens krav samt oppdatert våre retningslinjer for å sikre oss dette i praksis. Konsernet har blant annet interne etiske retningslinjer, varslingsrutine, gode rekrutteringsprosesser og onboarding prosedyrer for nyansatte.

2.      Vurdering av negative konsekvenser

Eiendomshuset Malling & Co har foretatt en intern og ekstern aktsomhetsvurdering for 2022. Det er ikke avdekket faktiske brudd eller vesentlig risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold hverken i den interne eller eksterne aktsomhetsvurderingen.

2.1.   Intern aktsomhetsvurdering

Helse, miljø og sikkerhet (HMS)

Eiendomshuset Malling & Co har en god rutine for HMS-arbeidet. Konsernet har et Arbeidsmiljøutvalg og til sammen 9 verneombud som til sammen representerer virksomhetens ulike lokasjoner og divisjoner. Det er svært få fysiske farer for kontoransatte og skadepotensialet er vurdert å være lavt. Vår ansatte som er ute på byggene til våre oppdragsgivere, er ivaretatt med nødvendig/foreskrevet verneutstyr for ansatte og maskineri, samt egnede klær og øvrig utstyr. I tillegg er våre ansatte kurset og sertifisert innen HMS og annet lovpålagt opplæring for å kunne virke i de respektive rollene. I tillegg har vi utpekt egne brannansvarlige, og gjennomgår månedlig opplæring i brannvernrutiner for alle nyansatte i selskapet. Til sist kan det nevnes at vi har hjertestartere på alle lokasjoner og at vi sørger for at det alltid er en gruppe ansatte og ledere som har gjennomgått førstehjelpskurs inkl. bruk av hjertestarter.

Diskrimineringsvern og likestilling

Selskapet har nulltoleranse for diskriminering, har tiltak som skal forhindre enhver form for diskriminering og har tydelige etiske retningslinjer hvor vi forplikter oss bl.a. til å etterleve ILOs konvensjon 100 og 111. Alle ansatte blir lønnet etter faglig kompetanse og de oppgavene og det ansvaret som man har i sin stillingsbeskrivelse. Vi ønsker likevel å rette et enda større fokus på å utjevne kjønnsforskjellene i sammensetningen av virksomhetens øverste ledelse. 

Lønnsvilkår og ytelser

Eiendomshuset Malling & Co utbetaler lønn i henhold til standarder innenfor bransjen, og øvrige goder og ordninger er vurdert til å være på eller over norm og i henhold til forpliktelser i norsk lov. Vi benytter fagspesifikke lønnsstatistikker f.eks. fra Econa for å sikre at vi hele tiden ivaretar gode lønnsvilkår og ytelser for våre ansatte. 

Arbeidstid, hviletid og fritid

En alminnelig arbeidsdag utgjør 8 timer, hvorav 30 minutter lunsjpause. En normal arbeidsuke utgjør til sammen 40 timer, og alle ansatte er berettiget 5 ukers ferie. Vi benytter en ekstern lønnsleverandør som også fungerer som et ekstra kvalitetssikrende ledd i hvordan vi utformer intern policy og praktiserer vår rolle som arbeidsgiver. 

Retten til privatliv og personvern

Eiendomshuset Malling & Co har tydelige retningslinjer for hvem som har tilgang til sensitive opplysninger om de ansatte, og både HR- og IT-funksjonen har egne rutiner for oppbevaring, innsyn, håndtering og sletting av personsensitive data. Vi legger regnskapsloven til grunn og har som utgangspunkt definert at det skal være 5 års lagringstid for personsensitive data, men at vi kan oppbevare persondata i inntil 10 år dersom det er særskilte grunner til det. 

Vold, trakassering, personlig frihet og rettigheter

Eiendomshuset Malling & Co har både interne og eksterne retningslinjer som ligger tilgjengelig for alle ansatte på vårt intranett. Våre interne varslingsrutiner ligger også lett tilgjengelig på intranettet hvor medarbeidere kan varsle om kritikkverdige forhold knyttet til alle sider av arbeidsforholdet, herunder diskriminering, mobbing, risikofylt arbeidsmiljø og seksuell trakassering. 

I Eiendomshuset Malling & Co finnes det ikke, og har aldri fantes, noe form for tvangsarbeid eller barnearbeid, og alle ansatte har anledning til å fagorganisere seg dersom de ønsker. I Eiendomshuset Malling & Co skal vi opptre i henhold til norsk lov og god forretningsetikk, samt i henhold til våre verdier: positiv, pålitelig og profesjonell. Dette krever vi av oss selv så vel som av våre leverandører og øvrige samarbeidspartnere.

2.2.   Ekstern aktsomhetsvurdering

Selskapet har vurdert at den største risikoen for negativ påvirkning for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er i leverandørkjeden. Selskapets leverandører er i all hovedsak leverandører underlagt norsk lovgivning, herunder blant annet arbeidsmiljøloven, likestillings- og diskrimineringsloven.

Eiendomshuset Malling & Co har kartlagt alle leverandører og forretningsforbindelser for de selskaper i konsernet som vist til faller inn under åpenhetsloven, jfr. § 3. Basert på kartleggingen har vi gjennom gitte prosesser mottatt dokumentasjon som etiske retningslinjer/code of conduct, samt utfylte og bekreftede egenerklæringer. For mottatt dokumentasjon er det gjennomført vurdering av faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold hos våre leverandører og forretningsforbindelser.

Ut fra foreliggende opplysninger om våre leverandører og forretningsforbindelser er det ikke avdekket faktiske brudd eller vesentlig risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i rapporteringsperioden.

Eiendomshuset Malling & Co har ikke avdekket faktiske brudd eller vesentlige risikoer for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. I lys av det har det i rapporteringsperioden ikke foreligget grunnlag for å iverksette tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negative konsekvenser. Når det er sagt, vi stiller strenge krav til våre leverandører, og arbeider derfor løpende med eksisterende og nye leverandører om samfunnsansvarlige krav. Det kreves at leverandørene og forretningsforbindelser har en ryddig forretningsdrift og overoppsyn med sine underleverandører.

Ved inngåelse av nye avtaler med leverandører og forretningsforbindelser følger det av Eiendomshuset Malling Co sin policy at det oversendes aktøren våre etiske retningslinjer for leverandører og forretningsforbindelser, alminnelige vilkår for innkjøp samt egenerklæring. Dette er dokumenter som må aksepteres, fylles ut og signeres for at avtale kan inngås.

Oslo 27. juni 2023

• Peter Malling (Styrets leder)
• Cathrine Kildalsen (Styremedlem)
• Fredrik Sommerfeldt (Styremedlem)
• Marius Chr. Herud (Styremedlem)
• Anders Berggren (Administrerende direktør)

 

---

Etiske retningslinjer for leverandører og forretningsforbindelser

Henvendelser som angår informasjon om hvordan Eiendomshuset Malling & Co håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold bes følgende e-postadresse benyttes: apenhetsloven@malling.no