Workplace strategy; Slik skaper du kontorlokaler og arbeidsformer som støtter virksomheten

Workplace strategy har blitt et buzz-ord i eiendomsbransjen. Her forklarer partner og senior rådgiver i Malling & Co Leietakerrådgivning, Nora Brinchmann, hvordan man skaper arbeidsplasser som støtter virksomhetens mål.

Innhold:

1) Hva er workplace strategy og når bør man starte en slik strategiprosess?

2) Tre viktige fallgruver du må unngå

3) Hvilke gevinster kan man oppnå?

4) Hvordan koronapandemien har aktualisert problemstillingen

 

Nora Brinchmann er glødende engasjert i eiendom som strategisk virkemiddel for leietakeren og har arbeidet med endringsprosesser knyttet til eiendom mesteparten av sitt yrkesaktive liv.

Nora Brinchmann forklarer at workplace strategy handler om å utforme fremtidige ideelle kontorløsninger. For å lykkes med dette må man ha med seg perspektiver som endringsledelse, utvikling av selskapskultur, fremtidige arbeidsprosesser, teknologi og innovasjon.

– Vi sier at det er tre overordnede dimensjoner innen workplace strategy som alle må samspille for å høste gevinster av resultatet; arkitekturen, teknologien og menneskene, sier Brinchmann og understreker at kontorets beliggenhet også er særdeles viktig.

Arkitekturen handler om den fysiske utformingen av arbeidsplassen, altså å skape omgivelser som støtter arbeidsprosessene og de faktiske behovene. Eksempelvis hvilken rom og funksjoner lokalene må bestå av, hvor mye areal som skal dedikeres til samhandling vs individuell produksjon og hvor mye deling og fleksibilitet man er tjent med. 

Teknologidimensjonen handler om hvordan digitale verktøy skal støtte ansatte og virksomheten og hvilke krav som skal stilles til den digitale brukerreisen.

Den menneskelige dimensjonen handler om å skape ønsket kultur og gjøre menneskene i best mulig stand til å bruke løsningene som tiltenkt. Innenfor dette er brukermedvirkning, motivasjon og selskapskultur viktige knagger.

Drivere for å sette i gang endringsprosesser for kontoret er ofte knyttet til kontraktsutløp, fusjoner, rebranding eller at man ser at dagens løsning ikke samsvarer med virksomhetens ambisjoner.

– Dårlig informasjonsflyt og samhandling, lav motivasjon og trivsel, samt at kontorlokalene ikke har fleksibiliteten og skalerbarheten man trenger, er problemstillinger mange virksomheter ønsker å ta tak i, forklarer Brinchmann.

Disse feilene må du unngå

Leietakerrådgiveren peker på tre vanlige feil mange virksomheter gjør når det skal planlegges for nye lokaler og arbeidsformer.

– Først og fremst vil jeg si at man må starte prosessen tidlig. Havner man bakpå setter det begrensninger for hvor omfattende og faktabasert prosessen vil være. Husk at resultatet vil sette føringer for hvordan virksomheten presterer langt frem i tid. Her skal man ikke forhaste seg, sier Brinchmann, og fortsetter:

– Den andre vanlige feilen er å ikke definere behov og klare mål for sluttresultatet. Målet for prosjektet bør utvikles med bakgrunn i virksomhetens overordnede strategi. Hvilke egenskaper bør kontorene ha for å bidra til at man utvikler ønsket kultur og innfrir verdier? En fin øvelse kan være å spørre seg selv: "Hvis vi snur oss tilbake om fem år og beskriver hva nye kontorløsninger førte til, hva ønsker vi å si?"

– Det leder meg til den tredje fallgruven; Den handler om hoppe rett på virkemidlene – og ikke ta kunnskapsbaserte valg, sier Brinchmann og utdyper:

– Det kan være fristende å gå rett på løsningsforslag, som at det skal være et åpent landskap, cellekontorer eller soner for ulike aktiviteter. Det kan godt være at det er en god løsning, men først bør man altså være omforent om hvilken type kultur, identitet og samhandling arbeidsplassen skal dyrke for å oppnå virksomhetsmål. Deretter bør man foreta grundige analyser av hvordan ulike løsninger vil påvirke virksomheten og hvilken erfaring man har med dagens løsning. Et arbeidsplasskonsept er ikke et mål i seg selv, men et virkemiddel.

Huskeliste:

1) Start tidlig

2) Definer behov, ønsker og mål med bakgrunn i selskapets strategi

3) Gjør grundige analyser før løsningsforslagene diskuteres

Hvilke gevinster kan man oppnå?

Brinchmann forklarer at en solid arbeidsplasstrategiprosess kan lede frem til en rekke gevinster. Hva man søker å oppnå avhenger både av bransje, og er ofte selskapsspesifikt. Måler er at arbeidsplassen på best mulig vis skal støtte virksomhetens mål.

Her er noen fordeler man kan oppnå gjennom en grundig prosess med å utvikle et nytt arbeidsplasskonsept:

• Reduserte kostnader knyttet til arbeidsplassen
• Økt produktivitet
• Økt fleksibilitet og raskere utvikling av nye løsninger
• Bedre informasjonsflyt og samhandling
• Økt kreativitet og mer innovasjon
• Økt medarbeidertilfredshet
• Bedre balanse mellom jobb og fritid
• Styrket merkevare, identitet og bedriftskultur
• Lavere turn-over og bedre kandidater til nye stillinger
• Redusert miljøfotavtrykk
• Et sunnere arbeidsmiljø med lavere sykefravær

– Jeg vil advare mot å bli for fokusert på å redusere areal per ansatt. Det kan godt være et parameter og en del av målet, men husk at produktiviteten, altså evnen ansatte har til å produsere, er viktigere enn arealeffektiviteten. Menneskene er virksomhetenes viktigste ressurs. Å legge til rette for at ansatte opplever å bli støttet i sine arbeidsprosesser og lykkes med å innfri sine mål bør derfor alltid være første prioritet, sier Brinchmann.

koronapandemien aktualisertE problemstillingen

Malling & Co Leietakerrådgivning opplevde en massiv pågang etter koronapandemien og etterspørselen fortsetter.

– Det er nå et enormt informasjonsbehov knyttet til hvordan fremtidens arbeidsplasser bør utformes. Dette er helt klart en endring fra tidligere. Før kom ofte utviklingen av nytt arbeidsplasskonsept inn som en delleveranse i forbindelse med et kontraktsutløp og flytteprosesser. Nå søker mange virksomheter råd for hvordan de skal arbeide i årene fremover uavhengig av en flytting. Bedriftene ser at statiske strukturer ikke fungerer lenger og alle erkjenner at kontoret etter pandemien utløser andre behov. Fagfeltet har altså blitt aktualisert, og problemstillingene får en stadig mer strategisk karakter, sier Brinchmann.

Hun mener pandemien førte til endringer for hvordan virksomheter arbeider.

– Vi har lenge visst at fleksibilitet og digital samhandling er viktig, men pandemien akselererte trenden kraftig. Mange søker nå råd for hvordan de skal bruke arealer bedre, og hvordan de kan legge til rette for fleksibilitet og skalerbarhet, sier Brinchmann.

– Både hjemmekontor og samhandling over video har kommet for å bli, og vil bli en del av hverdagen også etter pandemien er tilbakelagt. Dette må løsningene legge til rette for.

En vanlig utfordring er at virksomhetene vokser og ikke har kontorplass til alle, samtidig er store deler av lokalene tomme.

– Produksjonen skjer på andre steder enn tidligere. Undersøkelser har vist at omtrent 60 prosent av alle kontorplasser står tomme til enhver tid. Det medfører selvsagt at ledergruppen må stille seg spørsmål om man disponerer arealet sitt riktig. I tillegg kommer effekten av økt bruk av hjemmekontor etter pandemien. Man kan spørre seg selv hva dette vil bety for kontorets funksjon, sier Brinchmann, og spør retorisk:

– Hvorfor skal de ansatte dra på kontoret? Hvilken funksjon bør fremtidens kontorer ha for å gjøre det mer attraktivt å være der enn hjemme? For å svare på det må man se på hvilke kvaliteter man mister ved å arbeide hjemmefra; sosialisering, samhandling, utviklingsarbeid, fellesskapsfølelse, læringen og dyrking av stammekultur er eksempler på dette, råder Nora.

Ønsker du å komme i kontakt med Nora Brinchmann?

Send e-post til Nora.brinchmann@malling.no 

 

BESØK VÅRT DIGITALE KUNNSKAPS-BIBLIOTEK 

Her finner du e-bøker med tips og råd innenfor:

• Eiendomsutvikling
• Investeringer i næringseiendom
• Proptech
• Leietakertilfredshet
• Analyser og verdivurderinger
• Energi- og miljø
• Valg av kontorlokaler