KOMMER COVID-19 TIL Å ENDRE KONTORARBEIDSPLASSEN?

Da Norge «stengte ned» 12. mars ble de fleste ansatte i kontorvirksomheter kastet inn i en ny tilværelse med hjemmekontor nærmest over natten. Denne endringen som kontorvirksomhetene ble tvunget inn i for å etterleve myndighetenes smitteverntiltak, har medført at det er gjort kvantesprang på drift av virksomhetene digitalt fra hjemmekontor, sprang som ellers trolig ville tatt år.

Mange har erfart at det faktisk er mulig å drifte mesteparten av virksomheten digitalt, og den enkelte ansatte har lært seg å bruke digitale samhandlingsplattformer.

Fleksibel arbeidshverdag 

Samfunnet åpner nå sakte, men sikkert opp, og de ansatte begynner etter hvert å returnere til de tradisjonelle kontorene. Samtidig har flere større og mindre virksomheter åpnet opp for hjemmekontor på permanent basis, gjennomgående som frivillige ordninger, hvor den enkelte ansatte selv kan velge å jobbe hjemmefra eller fra kontoret. Således er en effekt av COVID-19 at mange arbeidstakere har fått en betydelig fleksibilitet til å innrette sin arbeidshverdag etter hvor man jobber.
 
Synspunkter er delte på om permanent bruk av hjemmekontor er bra for virksomhetene og deres ansatte. Fordeler som typisk trekkes frem er fleksibilitet for arbeidstakeren, og at tillitt og frihet gir mer motiverte ansatte. En blanding av tillitt og klare mål gjør at de ansatte kan måles på resultater uavhengig av stedet arbeidet utføres, og digitale verktøy gjør det mulig å samhandle også fra hjemmekontor. I tillegg oppnås spart tid på reise til/fra jobb, og det blir lettere for f.eks. barnefamilier å løse «tidsklemma». For samfunnet oppnås også gevinster knyttet til mindre belastning på kollektivtransport og veier i rushtiden. I tillegg kan kanskje virksomheten spare leiekostnader gjennom redusert behov for areal per ansatt.

betydningen av et stimulerende arbeidsmiljø

Fordelene med hjemmekontor kommer derimot ikke uten en del ulemper. Ulemper som typisk trekkes frem er betydning for fellesskapsfølelse, inspirasjon, engasjement, læring og indirekte kommunikasjon. Selv med høy-effektive, produktive og konsentrerte «hjemmejobbere», så handler den tradisjonelle arbeidsplassen om mer enn produktivitet og oppgaveutførelse. Den tradisjonelle arbeidsplassen er også en arena for sosialt samvær, kompetansedeling, bygging av lagfølelse og personlig utvikling, som kan gå tapt med stort innslag av hjemmekontor. For mange er jobben som en utvidet familie og den tradisjonelle arbeidsplassen en viktig del av virksomhetens identitet. Dynamikken som oppstår når mennesker møtes fysisk og kommunisere gjennom kroppsspråk, tonefall, blikkontakt, med mer, kan ikke fullt ut erstattes av digitale løsninger. Vi mister derfor en viktig plattform for menneskelig kommunikasjon når vi arbeider digitalt. Konsekvensene av dette over tid vet vi for lite om, rett og slett fordi vi ikke har testet ut en fulldigital jobbhverdag over tid i samme skala som vi har gjort under Korona-pandemien.

argumenter for og imot

Det er således argumenter både for og imot utvidet bruk av hjemmekontor, og debatten er i gang. Argumentene for økt effektivitet, bedre ressursutnyttelse og mer frihet møtes med argumenter fra et «organisasjonspsykologisk perspektiv» som utfordrer hvorvidt fordelene med hjemmekontor skjer på bekostning av samhandling, kommunikasjon, kreativitet og sosial trivsel. Motiverte medarbeidere er en viktig suksessparameter for enhver virksomhet og typisk trekkes frem tre grunnleggende psykologiske behov: 

• Behov for kompetanse 
• Behov for autonomi, dvs. selvbestemmelse 
• Behov for tilhørighet 

Hjemmekontor kan representere både «overskudd» og «underskudd» i relasjon til behovene angitt over, og varierer mellom personer, type arbeidsoppgaver og ulike virksomheter. 
 
Det er også en sosial side ved utvidet bruk av hjemmekontor. Mer senior arbeidstakere har typisk bedre fasiliteter for å etablere hjemmekontor i kraft av bedre økonomi (les: bor i hus/større leiligheter), enn yngre arbeidstakere som typisk bor i en liten leilighet. Og, videre skjer det ofte en kompetanseoverførsel fra de mer erfarne ansatte til de yngre på en arbeidsplass som delvis kan gå tapt dersom mange av de erfarne arbeidstakerne ofte jobber hjemmefra, mens de yngre stort sett møter opp på den tradisjonelle arbeidsplassen. 
 
Permanent bruk av hjemmekontor reiser også arbeidsrettslige spørsmål knyttet til om innføring av hjemmekontor er innenfor arbeidsgivers styringsrett. Arbeidsgiver kan for eksempel iht. dagens lover og forskrifter ikke pålegge hjemmekontor som løsning mot den ansattes vilje, med mindre dette er avtalt. Arbeidsretten er til dels laget for et annet arbeidsliv enn det som nå utvikler seg, hvilket medfører at det er en del «upløyd mark» rent arbeidsrettslig knyttet til disse spørsmålene.

Rådgivning fra Malling & Co

Som Norges ledende rådgiver innen næringseiendom er vi i Malling & Co opptatt av disse spørsmålene. Veldig mange leietakere er nå på søken etter informasjon og kompetanse om hva denne utviklingen vil bety for brukerne av eiendom etter at pandemien er tilbakelagt. Vil dette endre kontorets funksjon? Hvor og hvordan vi jobber? Hvordan vi tenker og våre behov? Alle ser ut til å mene at dette vil påvirke oss i den nye hverdagen vi går i møte, men meningen er som nevnt mange og sprikende om hvordan. Når disse spørsmålene blir sentrale for leietakerne, blir de like aktuelle for utviklere, eiere og tilbydere. Som et bredt forankret eiendomshus med tjenester i hele verdikjeden knyttet til næringseiendom, er vår ambisjon å tilby godt forankrede råd til våre kunder, og ikke minst de beste analysene for det som ligger foran oss. Vi vil derfor nedlegge videre arbeid og evenementer rundt temaet, og forventer å ha flere svar når høsten står foran oss.

Tilbakemelding fra leietakere

I mellomtiden kan vi røpe noen resultater fra en spørreundersøkelse vi nettopp har gjennomført med svar fra 145 forskjellige beslutningstakere blant store og mindre kontorleietakere. Drøyt 1/3 av respondentene planlegger for redusert areal per ansatt neste gang de skal inngå ny/reforhandle leiekontrakten, mens knappe 60 % planlegger for uendret arealbehov. Bare 5 % ser for seg økt arealbehov. På spørsmål om Korona-pandemien har påvirket svaret svarer én av fire «ja», således ser det ut til at pandemien har gitt en ikke ubetydelig effekt på leietakernes fremtidige planlagte arealbehov.

Malling & Co Leietakerrådgivning leverer rådgivning til leietakere ifbm arbeidsplassrådgivning, søk, forhandling og kontrahering av nye kontorer og butikkarealer, samt prosjektledelse og rådgivning for fasen fra signering av ny leiekontrakt til innflytting i nye løsninger. Godt støttet av vår analyseavdeling, har vi til enhver tid god oversikt over hvilke lokaler som er tilgjengelig i markedet og hva som er en riktig markedspris. Ta gjerne kontakt med en av våre rådgivere for mer informasjon.