Eiendomsforvaltning fra A til Å

Fast eiendom er sannsynligvis vår tids mest lønnsomme investeringsobjekt. Vel og merke med riktig forvaltning. I dagens samfunn er dette sammenfallende med høyteknologisk, effektiv og bærekraftig håndtering av alle de ulike detaljene i den daglige driften, samt kontinuerlig vurdering og iverksettelse av tiltak som øker eiendommens verdi.

Bilde: Peter T. Malling Sr.

Denne artikkelen er for deg som vil bli bedre til å forstå og forklare eiendomsforvaltning og for deg som ønsker å kjøpe inn riktige tjenester.

Svært mange gårdeiere, borettslag og sameier har ikke selv kompetansen som skal til for å sikre dagens komplekse eiendomsforvaltning og må derfor sette ut arbeidet til en profesjonell eiendomsforvalter.

Med over 50 års erfaring har vi i Eiendomshuset Malling & Co befestet vår posisjon som en av landets mest erfarne, største og profesjonelle eiendomsforvaltere av næringseiendom og næringslokaler. Selskapet forvalter eiendomsverdier for ca. 100 milliarder kroner på vegne av våre kunder.

Gründer og tidligere styreformann Peter T. Malling Senior uttalte en gang: "Eiendomsforvaltning er summen av en million detaljer". Og dette lever vi etter.

Innhold

• Hva er eiendomsforvaltning?
• Hva gjør en eiendomsforvalter?
• Hva slags oppgaver har en eiendomsforvalter?
• Facility Services
• Økonomisk forvaltning
• Aktiv eiendomsforvaltning
• FAQ - Vanlige spørsmål om eiendomsforvaltning
• Eiendomsforvaltning i Norge
• Eiendomsforvaltning for sameier og borettslag
• Eiendomsforvaltning for næringseiendom
• Kommunal eiendomsforvaltning
• System og portal for eiendomsforvaltning
• Teknisk eiendomsforvaltning
• Kurs i eiendomsforvaltning
• Hvordan lykkes med eiendomsforvaltning?

Hva er eiendomsforvaltning?

Eiendomsforvaltning er pr. definisjon forvaltning av en eiendom. Forvaltningen kan håndteres av eier selv, men i dag er det mest vanlig å se på eiendomsforvaltning som en profesjonell tjeneste levert av en eiendomsforvalter eller et eiendomsforvaltningsselskap for å sikre at eiendommer blir effektivt forvaltet.

Tjenesten involverer en rekke oppgaver og ansvarsområder innen administrasjon, drift og vedlikehold. Dette kan inkludere å håndtere utleie og leieavtaler, markedsføring av eiendommen for å tiltrekke seg leietakere, innkreving av leiekostnader, regnskapsføring og økonomistyring, vedlikehold av eiendommen, koordinering av reparasjoner og vedlikeholdsarbeid, og håndtering av eventuelle juridiske spørsmål eller konflikter som oppstår.

Last ned vår e-bok om eiendomsforvaltning

Hva gjør en eiendomsforvalter?

En eiendomsforvalter har et overordnet ansvar for en eiendom eller et bygg og skal sørge for at alle aspekter ved eiendommens daglige drift og økonomiske utvikling ivaretas. Målet er å sikre effektiv, hensiktsmessig og lønnsom drift som skaper fornøyde leietakere eller beboere, og som dermed gir avkastning for eiendommens eiere. Dette gjør forvalteren gjennom:

• Driftsledelse
• Administrasjon og strategisk planlegging
• Økonomi og regnskap
• Leieforvaltning
• Kommunikasjon med leietakere eller beboere
• Overholdelse av lover og forskrifter som HMS, brannsikkerhet og universell utforming.
• Juridiske og kontraktsmessige spørsmål som håndtering av konflikter og oppfølging av leiekontrakter.

Se denne informative filmen om hva en eiendomsforvalter gjør!

Hva slags oppgaver har en eiendomsforvalter?

En eiendomsforvalter har mange små og store oppgaver innen områdene daglig drift, økonomisk forvaltning, kontraktsforvaltning, leietaker- eller beboerforvaltning, lov- og forskriftsoverholdelse, rapportering og dokumentasjon. Noen av disse oppgavene er:

• Organisering av reparasjons- og vedlikeholdsarbeid
• Bruk av internkontrollsystem
• Rutinemessig inspeksjon
• Utarbeidelse og vedlikehold av sikkerhetstiltak
• Organisering av renhold
• Innkreving av leieinntekter eller felleskostnader
• Betaling av regninger og utgifter
• Budsjettering og regnskapsføring
• Administrasjon av kontrakter inngått med leietakere, leverandører og entreprenører
• Håndtering av leietakers eller beboers behov ved hjelp av informasjon og kommunikasjon
• Markedsføring og visning av ledige lokaler
• Sørge for overholdelse av forskrifter innen bygg, brann, HMS og miljø
• Samle dokumentasjon om forvaltningen, for eksempel innen regnskap og vedlikehold

Last ned e-boken «Slik får du langsiktige leietakere»

Facility services

Facility services, eller servicetjenester på godt norsk, er tjenester og servicetilbud som tilbys til leietakere eller beboere av næringseiendommen eller borettslaget de tilhører. De mest kjente facility services er vaktmestertjenester, renhold og kantinedrift, men det finnes også flere andre tilbud som blir stadig mer etterspurt av brukerne, for eksempel kaffe/kaffebar.

Les mer om våre facility services her.

Økonomisk forvaltning

Økonomisk eiendomsforvaltning skal sikre en sunn og lønnsom økonomisk drift av eiendommer og eiendomsporteføljer gjennom administrasjon og overvåking av eiendommens inntekter og utgifter. Dette innebærer håndtering av økonomiske ressurser, budsjettering, regnskapsføring og økonomisk rapportering.

Håndtering av inntekter omfatter innkreving av leieinntekter, felleskostnader eller andre økonomiske bidrag fra leietakere eller beboere. Håndtering av utgifter knyttet til eiendommen omfatter blant annet betaling av regninger, driftskostnader, vedlikeholdsutgifter og andre løpende utgifter.

Budsjettering er en sentral del av økonomisk eiendomsforvaltning. Eiendomsforvalteren utarbeider et realistisk budsjett basert på forventede inntekter og utgifter. Ved å nøye overvåke budsjettoppfølgingen kan eiendomsforvalteren identifisere avvik og iverksette nødvendige tiltak for å sikre at økonomien holdes under kontroll.

Regnskapsføring er også avgjørende for økonomisk forvaltning. Eiendomsforvalteren skal holde nøyaktige og oppdaterte regnskaper som dokumenterer alle økonomiske transaksjoner knyttet til eiendommen. Dette inkluderer inntekter, utgifter, faktureringer, betalinger og eventuelle finansielle avsetninger eller reserver.

Økonomisk rapportering er viktig for å gi eiere, investorer eller andre interessenter en oversikt over eiendommens økonomiske ytelse. Eiendomsforvalteren utarbeider regelmessige rapporter som gir informasjon om økonomiske resultater, likviditet, gjeldsforvaltning og eventuelle andre relevante økonomiske indikatorer.

Gjennom effektiv økonomisk forvaltning kan en eiendomsforvalter optimalisere eiendommens økonomiske ytelse, sikre at økonomiske forpliktelser blir oppfylt, og legge til rette for en sunn og bærekraftig økonomisk drift. Dette bidrar til å opprettholde verdien og potensialet til eiendommen på lang sikt.

Aktiv eiendomsforvaltning

En eiendomsforvalter håndterer alle forhold rundt en eiendom på vegne av gårdeier. Dette er en aktiv og kompleks oppgave som krever orden, struktur, en fremoverlent holdning og ulike typer kompetanse.

I Malling & Co har vi satt sammen dedikerte eiendomsforvaltningsteam ledet av en eiendomssjef, med en regnskapssjef, en driftssjef, en forvalter og en vaktmester på teamet.

Vaktmesteren er eiendommens ansikt utad og spiller en viktig rolle i den aktive eiendomsforvaltningen.

Vår aktive forvaltning og strategiske og økonomiske rådgivning bidrar til å ivareta og skape verdier for eiendommene.

Book et infomøte med oss for å få vite mer om hva vi kan gjøre for din eiendom

FAQ - Vanlige spørsmål om eiendomsforvaltning:

Q: Hvilken utdanning kreves for å bli en eiendomsforvalter?
A: Det kreves ingen spesifikk utdanning for å bli en eiendomsforvalter, men noen universiteter og høyskoler tilbyr spesialiserte studieprogrammer innen eiendomsforvaltning og eiendomsadministrasjon. En utdanning innen økonomi og finans, jus eller tekniske ingeniørfag vil derimot være en fordel å ha hvis du vil begynne med eiendomsforvaltning. Praktisk erfaring og ferdigheter spiller også en stor rolle for å bli en dyktig eiendomsforvalter.

Q: Må man ha en master for å bli eiendomsforvalter?
A: Nei, det er ikke nødvendig å ha en mastergrad for å bli eiendomsforvalter, men det kan være en fordel for å bidra til å utvikle mer kunnskap og kompetanse. En bachelorgrad i relevante fagområder som for eksempel økonomi, finans eller jus vil i mange tilfeller være tilstrekkelig for å starte en karriere som eiendomsforvalter, eventuelt kombinert med fag som boligforvaltning og utleie, eller tilsvarende praktisk erfaring.

Q: Hva slags oppgaver har en eiendomsforvalter?
A: En eiendomsforvalter har det overordnede ansvaret for en eiendom eller et bygg og må ta seg av oppgaver som daglig drift av eiendommen, vedlikehold og reparasjoner, utforming av leieavtaler og leieinnkreving, kommunikasjon med leietakere, markedsføring av eiendommen, visninger for potensielle leietakere, regnskap, økonomi og investeringer, samt juridiske og kontraktsmessige forhold.

Q: Finnes det kurs i eiendomsforvaltning?
A: Ja, det finnes kurs og opplæringsprogrammer som fokuserer spesifikt på eiendomsforvaltning. Disse kursene er designet for å gi deltakerne en grundig forståelse av prinsippene, ferdighetene og praksisen innen eiendomsforvaltning. Eksempler på slike kurs er eiendomsforvaltningskurs, regnskap og økonomistyringskurs, lov og kontraktskurs, og teknisk opplæring og vedlikeholdskurs.

Q: Tjener en eiendomsforvalter godt?
A: Dyktige eiendomsforvaltere er ettertraktet i dagens aktive og raskt utviklende eiendomsmarked. Stadig mer fokus på fornøyde leietakere og sikker, bærekraftig og lønnsom drift av eiendommer gjør at etterspørselen etter eiendomsforvaltere øker, og dette vil gjenspeiles i høyere lønn for eiendomsforvaltere.

Eiendomsforvaltning i Norge

I Norge er eiendomsforvaltning regulert av ulike lover, forskrifter og bransjestandarder. Noen av de viktigste lovene og reguleringene som gjelder for eiendomsforvaltning i Norge er:

Lov om eierseksjoner

Eiendomsforvaltning av eierseksjoner er regulert av Lov om eierseksjoner. Loven fastsetter regler for forvaltning, drift og vedlikehold av eierseksjonssameier, herunder krav til årsregnskap, budsjett, generalforsamlinger og vedlikeholdsplaner.

Leieboerloven

For eiendomsforvaltere som forvalter utleieboliger, er Leieboerloven en viktig lov som regulerer leieforholdet mellom utleier og leietaker. Loven fastsetter rettigheter og plikter for begge parter og inneholder bestemmelser om blant annet oppsigelse, depositum, leiekontrakter og vedlikeholdsansvar.

Forbrukervernloven

Forbrukervernloven har relevans for eiendomsforvaltning når det gjelder forbrukerrettigheter, markedsføring, kontraktsvilkår og klagebehandling.

Lov om hvitvasking av penger

Eiendomsforvaltere er underlagt kravene i Lov om hvitvasking av penger. Dette innebærer at de må iverksette tiltak for å forebygge og oppdage hvitvasking av penger og terrorfinansiering, samt rapportere mistenkelige transaksjoner til Økokrim.

Standarder og anbefalte praksiser

I tillegg til disse lovene finnes det også bransjespesifikke standarder og anbefalte praksiser som eiendomsforvaltere kan følge. For eksempel standarder for god eiendomsforvaltningspraksis utgitt av bransjeorganisasjoner som Norsk Eiendomsforvaltning (NEF) og Norges bygg- og eiendomsforening (NBEF).

FDV-dokumentasjon

Eiendomsforvaltning skal også dokumenteres, og i Norge er det krav til en dokumentasjonstype kalt FDV (Forvaltning, drift og vedlikehold). Dette er en samling av informasjon og dokumenter som er relatert til forvaltning, drift og vedlikehold av en eiendom.

Hva FDV-dokumentasjonen skal inneholde kan variere avhengig av eiendommens type, størrelse og bruksområde, samt lokale forskrifter og bransjestandarder, men noen eksempler er eiendomsinformasjon, vedlikeholdsplaner, driftsinstruksjoner og samsvar med lover og forskrifter. FDV-dokumentasjonen skal revideres jevnlig og alltid være oppdater.

Malling & Co i Norge

Eiendomshuset Malling & Co har kontorer i Oslo, Drammen, Stavanger, Tønsberg og Bergen, og tilbyr eiendomsforvaltningstjenester i alle disse byene. Vi tar gjerne på oss oppdrag andre steder også.

Book et infomøte med oss for å få vite mer om hva vi kan gjøre for din eiendom

Eiendomsforvaltning for sameier og borettslag

Eiendomsforvaltning for sameier og borettslag omhandler styring, drift og vedlikehold av eiendommer som eies av flere enheter eller leiligheter i form av sameie eller borettslag.

Eksempler på forvaltningsområder for sameier og borettslag er drift av fellesområder, vedlikeholdsplaner, økonomisk styring, konfliktløsning, generalforsamlinger og styrearbeid, regulatorisk og juridisk overholdelse, kommunikasjon og informasjonsflyt og forsikring og ansvar.

Eiendomsforvaltning for næringseiendom

Eiendomsforvaltning for næringseiendommer involverer styring, drift og vedlikehold av eiendommer som brukes til kommersielle formål, for eksempel kontorbygg, kjøpesentre, industrielle eiendommer og hoteller.

Eksempler på forvaltningsområder for næringseiendommer er leieforvaltning, drift og vedlikehold, økonomisk forvaltning, leietakerrelasjoner, eiendomsutvikling, juridisk forvaltning og investeringsstrategier.

Last ned vår e-bok om Prop tech og forvaltning av næringseiendom

Kommunal eiendomsforvaltning

Kommunal eiendomsforvaltning er knyttet til styring, drift og vedlikehold av eiendommer som tilhører kommunale myndigheter.

Eksempler på forvaltningsområder ved kommunal eiendomsforvaltning er håndtering av offentlig eiendomsportefølje, herunder strategisk eiendomsrådgivning, verdivurderinger og eiendomsanalyse, tilrettelegging av tjenester, organisering av drift og vedlikehold, opprettholdelse av regulerende og juridiske krav, økonomisk forvaltning, samt arbeid for samfunnsengasjement, bærekraft og miljøhensyn.

System og portal for eiendomsforvaltning

I dag finnes det flere gode digitale og teknologiske systemer for å håndtere de ulike områdene innen eiendomsforvaltning, og da særlig den tekniske forvaltningen, samt kommunikasjonen med gårdeier og leietakere.

Malling & Co benytter internkontrollsystemet FAMAC til alle eiendommene vi forvalter. Dette systemet er spesialtilpasset eiendomsbransjen for å sette driftsrutiner og dokumentasjon (for eksempel FDV-dokumentasjon) i system.

FAMAC kan knyttes sammen med kommunikasjonsplattformen Myldre, som ivaretar all kommunikasjon med leietakerne, knyttet til husleie og økonomi, innmelding og utbedring av feil eller andre tilbakemeldinger, slik at det blir større åpenhet og transparens for alle parter.

Les mer om lanseringen av den digitale kommunikasjonsplattformen Myldre her

For å lette håndteringen av innkommende fakturaer har vi også utarbeidet en fakturarobot kalt Alfred. For de eiendommene vi forvalter betyr dette at vi arbeider mer effektivt og kan gjøre enkelte deler av økonomisk eiendomsforvaltning enklere.

Les mer om fakturaroboten Alfred her

Teknisk eiendomsforvaltning

Teknisk eiendomsforvaltning er organisering av alle behov en eiendom har i forbindelse med daglig drift og vedlikehold. Dette vil sikre forutsigbare kostnader for eier og leietakere.

Eksempler på konkrete oppgaver innen teknisk eiendomsforvaltning er koordinering og oppfølging av eiendommens vaktmestertjeneste, brannvernledelse, utarbeidelse av årlige vedlikeholdsplaner inkludert budsjetter, etablering og oppfølging av nødvendige service- og vedlikeholdsavtaler og ivaretakelse av myndighetskrav med fokus på internkontroll og HMS.

Kurs i eiendomsforvaltning

Det finnes flere kurs og studier som er relevante for faget eiendomsforvaltning. Både høyskoler, universiteter og kursagenter tilbyr ulike typer kurs og studier, enten i form av tradisjonell klasseromsundervisning eller online kurs, heltid eller deltid.

NTNU tilbyr blant annet et masterprogram i eiendomsutvikling og -forvaltning. Eiendomsfag tilbyr ulike typer bransjesertifikat i eiendomsforvaltning. Neak, i samarbeid med Høgskulen på Vestlandet, tilbyr ulike studium innen forvaltning og utvikling av eiendom. Kursagenten tilbyr ulike eiendomskurs:

www.eiendomsfag.no

www.neak.no

www.ntnu.no

www.kursagenten.no

Last ned vår e-bok om eiendomsforvaltning

Last ned vår e-bok om Proptech og forvaltning av næringseiendom

Malling & Co skriver jevnlig om Tips og råd for gårdeiere på vår blogg

Følg oss på LinkedIn

Meld deg på vårt nyhetsbrev og får informasjon om nyheter, trender, webinarer og kurs.

Hvordan lykkes med eiendomsforvaltning?

Skal du lykkes med eiendomsforvaltning kreves det en kombinasjon av faglig kompetanse, strategisk tenkning og god praksis. Her er noen nøkkelfaktorer som kan bidra til suksess:

Grundig planlegging: En solid planleggingsprosess er avgjørende for å lykkes med eiendomsforvaltning. Dette inkluderer å etablere klare mål, definere strategier og utvikle handlingsplaner for å oppnå ønsket resultat. Ved å ha en helhetlig og langsiktig plan legger man grunnlaget for en vellykket eiendomsforvaltning.

Profesjonell kompetanse: Det er viktig å ha faglig kompetanse og erfaring innen eiendomsforvaltning. Dette innebærer å ha kunnskap om lover og regler som gjelder for eiendomsbransjen, være oppdatert på markedstrender, kunne utføre økonomisk analyse og være dyktig i kontraktsforvaltning. Ved å investere i egen kunnskap og holde seg oppdatert på bransjestandarder kan man bedre møte utfordringene som oppstår.

Effektiv drift: For å lykkes med eiendomsforvaltning er det viktig å ha en effektiv driftsstruktur. Dette innebærer å ha gode systemer for å håndtere økonomi, vedlikehold, kontrakter, kommunikasjon og dokumentasjon. Ved å ha tydelige prosesser og rutiner kan man sikre at driften er godt organisert og at oppgaver blir utført på en effektiv måte.

God kommunikasjon: Kommunikasjon er en nøkkelfaktor for suksess i eiendomsforvaltning. Det er viktig å etablere god kommunikasjon med leietakere, beboere, leverandører, styremedlemmer og andre interessenter. Å lytte til deres behov, være tilgjengelig for spørsmål og klager, og formidle viktig informasjon på en klar og tydelig måte er avgjørende for å bygge tillit og opprettholde gode relasjoner.

Proaktivt vedlikehold: Å være proaktiv når det gjelder vedlikehold av eiendommen er avgjørende for å unngå større problemer og kostnader på sikt. Ved å implementere en plan for forebyggende vedlikehold kan man identifisere og løse mindre problemer før de eskalerer, og sikre at eiendommen forblir i god stand.

Kontinuerlig forbedring: Suksess i eiendomsforvaltning handler også om å strebe etter kontinuerlig forbedring. Det innebærer å evaluere og analysere resultatene, identifisere områder som kan optimaliseres, og implementere endringer og forbedringer der det er nødvendig. Ved å være åpen for innovasjon og læring kan man stadig forbedre og tilpasse seg endrede markedsforhold og behov.

Ved å ta i bruk disse faktorene og ha en dedikert og engasjert tilnærming til eiendomsforvaltning, kan man legge grunnlaget for suksess og oppnå lønnsomhet, tilfredse leietakere/beboere og en godt forvaltet eiendomsportefølje.

Ta kontakt med oss i Malling & Co for mer informasjon om hvordan vi kan hjelpe deg med å lykkes med din eiendomsforvaltning!