Dette bør en god forvaltningsavtale inneholde

En forvaltningsavtale sikrer at alle aspekter ved driften av en eiendom ivaretas, også de tingene du ikke visste du måtte tenke på.

Forvaltningsdirektør og partner i Malling & Co, Cathrine Kildalsen (bildet), forklarer at formålet med eiendomsforvaltning er å skape merverdi for gårdeier.

- En forvaltningsavtale ivaretar gårdeieres eiendom og interesser. Avtalen skreddersys til eiers behov, og er delt opp i tre hovedområder: eierforvaltning, leietakerforvaltning og teknisk forvaltning, forklarer hun. 

Hver av delene inneholder en rekke detaljer og det kreves gode systemer og nøye oppfølging for å sikre at alt følges opp og at alle lover, regler og krav overholdes. Dette er en oversikt over hva Malling & Co kan hjelpe deg med når du har en forvaltningsavtale hos oss. 

1) Eierforvaltning

Eierforvaltningen sørger for en ryddig forretningsførsel og administrasjon. Om vi håndtere dette for en gårdeier sørger vi for at alt økonomisk og regnskapsmessig er på stell. Mer konkret omfatter det:

• Løpende regnskap/økonomistyring
• Budsjettering
• Rapportering
• Årsregnskap og likningspapirer
• Forsikring
• Løpende kontakt med eiere/styret
• Utleieansvar
• Arkivansvar

I enkelte situasjoner kan man ha behov for bl.a. utleiebistand, reforhandling av leieforhold og ulike rådgivningstjenester i forbindelse med eiendomsutvikling, skatt og avgift, refinansiering og juridiske spørsmål. Vi har all kompetanse, som eiendomsutviklere, økonomer og advokater/jurister som kan hjelpe bistå med denne type tilleggstjenester ved behov.

LES OGSÅ: Jobber for å øke verdien til leietakere og gårdeiere

2) Leietakerforvaltning

Å sørge for at leietakerne er tilfredse er avgjørende for stabile inntektsstrømmer. Kostnadene ved et leietakerbytte vil variere, men det er ikke uvanlig at totalkostnaden kan tilsvare opptil to års leieinntekter. Innen leietakerforvaltning er god og løpende dialog med leietakere et «must», i tillegg til alt det formelle som må være på plass. Her er en oversikt over hva som er naturlig at inngår i leietakerforvaltningen:

• Fakturere leietaker for husleie og felleskostnader
• Utarbeide fordelingsnøkler for felleskostnader
• Budsjettere og avregne felleskostnader
• Husleieregulering
• Leietakerarkiv
• Løpende kontakt med leietakere
• Oppfølging av depositum og garantier

LES OGSÅ: 5 tips for lønnsom eiendomsforvaltning

3) Teknisk forvaltning

En viktig del av driften av eiendommen er de «usynlige» kravene, som er ekstremt viktige, og ofte lovpålagte å oppfylle. Med en forvaltningsavtale kan du være trygg på at både myndighetskrav og byggets tekniske infrastruktur blir ivaretatt. I tillegg er det alltid periodisk eller uplanlagt vedlikehold som må ivaretas, i tillegg til oppfølging av leverandører m.m. De vanligste punktene som inngår i teknisk forvaltning hos oss er: 

• Tilstandskontroll for bygg og tekniske anlegg
• Utarbeide vedlikeholdsplaner og budsjetter
• Administrere vedlikeholdsarbeider
• Avholde brannøvelser
• Ivareta branndokumentasjon
• Innkjøp/fakturakontroll
• Følge opp myndighetskrav
• Administrere tegningsarkiv – arealberegninger
• Etablere og følge opp service og driftsavtaler
• Etablere og vedlikeholde FDV-dokumentasjon (forvaltning, drift og vedlikehold)

LES OGSÅ: Dette kan du forvente av en profesjonell driftsavtale

Ønsker du tilfredse leietakere?

Vi har laget et oversiktlig veiledningsdokument som hjelper deg med å sikre at dine leietakere er tilfreds. Trykk på knappen under for å laste ned.