BDO inn i fremtiden: Sikrer fasiliteter i ikonisk næringsbygg

Det internasjonale revisjons- og rådgivningsselskapet BDO kontaktet Malling & Co Leietakerrådgivning i 2019 med en spennende, men utfordrende forespørsel. Kontoret i Oslo hadde på det tidspunktet seks år igjen av leiekontrakten i Vika Atrium, hvor de hadde holdt til i nærmere førti år. Nå ønsket de seg noe helt nytt som skulle stå i stil med bedriftens verdier og ambisjoner for fremtiden.

«Det vi så etter i en rådgiver var en som kunne matche våre verdier, en vi kunne ha tillit til, som hadde gode relasjonsevner vi følte oss vel med, og ikke minst som hadde riktig spisskompetanse for det vi skulle i gang med. Malling var den rådgiveren som tikka av på alle disse boksene, og dermed ble det et enkelt valg for oss.»

Roger Telle-Hansen, partner i BDO 

Positive til nytt arbeidsplasskonsept 

BDO ville blant annet se nærmere på hvordan de brukte lokalene sine og hvordan de jobbet sammen fysisk. De ville forsikre seg om at de nye lokalene ble moderne og velfungerende for sine nærmere 600 medarbeidere, attraktive for ulike interessenter og i tråd med dagens miljø- og bærekraftskrav. Tiden hadde løpt fra lokalene de holdt til i, og de var positive til å vurdere et helt nytt arbeidsplasskonsept.  

Første etasje måtte i tillegg være et stort og inviterende område, i tråd med BDOs overordnede mål om å fungere som et åpent og lett tilgjengelig samlingspunkt for samfunns- og næringsliv.  

De sentrale referansepunktene i oppgaven med å finne de perfekte lokalene ble dermed bærekraft, internlogistikk og åpenhet. 

Oppgaven skulle imidlertid vise seg å bli noe mer utfordrende enn de først hadde sett for seg. Rett etter prosjektoppstart gjorde nemlig covid-19 sin entré, etterfulgt av flere nedstengninger og pålegg om hjemmekontor. Da ble det naturlig nok vanskeligere å gjennomføre en del av researchen. Sammen med Malling fant de likevel gode løsninger og oppnådde et resultat som taler for seg selv. 

Se bildegalleriet:

Les også: Leietakerrådgiverne i Malling: – Vi selger lave skuldre

Fra konsept til nøkkelferdige lokaler 

Malling tilbyr en totalleveranse innen leietakerrådgivning som deles inn i tre faser: 

1. Arbeidsplasskonseptet 
2. Søkeprosessen
3. Realiseringsfasen

 
1. Arbeidsplasskonseptet: Hvordan utforme arbeidsplassene? 

Malling Leietakerrådgivning starter alltid leveransen med å få utarbeidet det nye arbeidsplasskonseptet til kunden, og til dette trengs det innsikt. Det første de gjorde med BDO var derfor å samle informasjon om medarbeidernes arbeidsmønster, i den grad dette var mulig under pandemien.  

«Vi jobbet innover i organisasjonen for å samle innsikt om hva det var BDO ønsket å få ut av de nye kontorlokalene sine. For å få et best mulig vurderingsgrunnlag prøver vi alltid å bevege oss vekk fra synsing og over på datagrunnlag når vi skal undersøke den faktiske bruken av lokalene.» 

Thomas M. Frogner, seniorrådgiver og partner i Malling 

Analyse av lokalbruk og fysisk tilstedeværelse 
Først analyserte de datainformasjon fra medarbeidernes bruk av teknologisk utstyr og løsninger som for eksempel adgangskort og booking-systemer. Denne typen informasjon gir helt korrekte svar på blant annet bruken av kontorlokalene, og graden av fysisk tilstedeværelse i lokalene, som er en av de viktigste faktorene i ethvert arbeidsplasskonsept. Ved selvrapportering om tilstedeværelse har tallene en tendens til å bli noe høyere enn de reelle tallene. 

Medarbeidernes ønsker for de nye arbeidsplassene 
Deretter snakket Malling med medarbeiderne for å høre hvilke tanker de selv hadde om deres eksisterende og fremtidige kontorlokaler. Hva fungerte og hva fungerte ikke? Var det noe de savnet? Hvilke ønsker hadde de for de nye lokalene?  

De gjennomførte både en-til-en-samtaler og workshops for å danne seg et helhetlig bilde av situasjonen. Spørsmål de ønsket å finne svar på var om medarbeiderne skulle ha hver sin faste plass, eller om det skulle være fleksible arbeidsplasser. Var det ønskelig med arbeidsplasser med sonetilhørighet, slik at de kan sitte sammen med teamet sitt eller avdelingen sin, eller aktivitetsbaserte arbeidsplasser, som betyr arbeidsplasser ut fra det arbeidet som skal gjøres? Også ulike stakeholders ble intervjuet for å få med deres verdifulle synspunkter. 

Valgte et fleksibelt og aktivitetsbasert konsept 
BDO valgte å gå for et fleksibelt og aktivitetsbasert arbeidsplasskonsept med en kombinasjon av blant annet cellekontorer, åpne kontorlandskap, stillesoner, rekreasjonssoner og møterom. Det var viktig for dem å legge til rette for trivsel, og samtidig sørge for høy utnyttelsesgrad og det at færrest mulig kontorer og arbeidsstasjoner var personlige. Det skulle være plass til alle, fordelt rundt omkring i kontorlokalene, men ikke nødvendigvis komplette ergonomiske arbeidsstasjoner til alle og enhver. 

Basert på BDO sine ønsker bygget Malling en pilotarbeidsplass som de testet ut på medarbeiderne for å se om konseptet fungerte. Denne ble klar i 2021 og skrudd opp med sensorikk for å måle og monitorere bruken av lokalene. Piloteringen ble en suksess og det nye arbeidsplasskonseptet var et faktum. 

Les også: Usikre tider stiller krav til leiekontrakter

2. Søkeprosessen: Hvilke muligheter finnes det i leiemarkedet? 

Nå var det på tide å gå over til den andre fasen og begynne å skanne markedet for interessante leieobjekter. Hvilke muligheter fantes det i Oslo, tatt i betraktning det nye arbeidsplasskonseptet til BDO, kombinert med deres øvrige ønsker og behov? Omstendigheter som tidspunkt for overtakelse, størrelse på lokalene og beliggenhet ble tatt med i vurderingen.  

Gårdeiers marked 
På dette tidspunktet var det gårdeiers marked og lite ledig areal i Oslo for en så stor leietaker som BDO. Mange av de interessante byggene var ikke klare før etter 2025. Likevel fikk Malling arbeidet frem en «long list» med flere gode leieobjekter som i stor grad svarte til oppgaven.  

For å få et godt beslutningsgrunnlag var BDO og Malling på befaring på alle objektene og hadde møter med gårdeierne for å få innsikt i og forstå deres planer og visjoner for byggene, spesielt der det var snakk om nybygg eller rehabilitering. For BDO var det viktig å få en gårdeier som delte deres ambisjoner om miljø og bærekraft, og som var opptatt av historien til bygget. 

Ærverdige Bygdøy Allé 
De satt til slutt igjen med et knippe objekter og valgte å gå i eksklusive forhandlinger med ett av dem for å hindre at andre kom foran i køen. På denne måten klarte de å sikre seg 11 av 14 etasjer i lokalene til arkitekttegnede Bygdøy Allé 2, som ble bygget i 1960 og blant annet har vært Norsk Hydros hovedkvarter.  

Bygget skulle gjennom en revitaliseringsprosess og stå klart året før BDO måtte ut av sine lokaler i Vika Atrium. I utgangspunktet hadde dette innebåret dobbel leie for BDO i et års tid, men gjennom strategisk forhandling fikk Malling forhandlet frem leiefritak for dette året. 

Fremforhandling av en god leieavtale  
Malling fikk også forhandlet frem flere andre reguleringer i leieavtalen som var viktige for BDO. Dette gjaldt blant annet oppsigelsesadgang, opsjoner på forlengelse av leieavtalen, og såkalt «hold of rights», som betyr mulighet for å få forlenget leieavtalen slik at en eventuell utflytting synkroniserer med ny innflytting. I tillegg sikret BDO seg stor grad av arealfleksibilitet og markedsmessige leiebetingelser, så alt i alt ble dette en meget god avtale for BDO.  BDO er også svært fornøyd med gårdeier, Norsk Hydros pensjonskasse, som gjennom hele prosessen har fremstått svært profesjonell.

«Det som kjennetegner mange av de større selskapene er at de er nødt til å være tidlig ute, gjerne 5-6 år før innflytting, med å se etter nye lokaler, da de også skal vurdere mer tidkrevende nybygg- og rehabiliteringsprosjekter.» 

Thomas M. Frogner, seniorrådgiver og partner i Malling 

Les også: Nå reforhandles mange leieavtaler på næringslokaler. Slik blir du vinneren!

3. Realiseringsfasen: Prosjektstyring og gjennomføring 

Den siste fasen er realiseringsfasen og omfatter alt arbeidet som skal gjøres etter at leieavtalen og kravspesifikasjonen er utarbeidet og signert. Sistnevnte er et vedlegg til leieavtalen og beskriver rammeverket for alle mengder, volumer, kvaliteter og ytelser som gårdeier er ansvarlig for å levere i de nye lokalene. For eksempel hvor mange rom det skal være i lokalene, hvilke typer overflater det skal være og hva veggene skal tåle.  

Malling tar seg av alle leietakervalgene og endringer 
Etter hvert som prosessen går fremover, vil leietaker bli nødt til å ta flere hundre leietakervalg. Det vil si bestemme seg for de endelige løsningene, som for eksempel belysningsplan, møbleringsplan, plan for IT-arbeidet, serviceavtaler, bistand til flytteprosessen og så videre. Dette arbeidet prosjektstyrer Malling, i nært samarbeid med interiørarkitekter og andre konsulenter. De går i byggemøter og sørger for at alle leietakervalgene er i henhold til kundens kravspesifikasjon og følger avtalt fremdrift og budsjett.  

Alle endringer registreres som endringsordrer og behandles ut fra hvem som er ansvarlig for endringen. Er det kunden selv eller gårdeier, og hvem skal betale for eventuelle ekstrakostnader medført av endringene? Malling kjenner markedet, aktørene og prisbildet og kan på denne måten guide leietaker trygt gjennom dette farvannet! 

Har ditt selskap behov for leietakerrådgivning? Gjør som BDO og vær tidlig ute med å kontakte spesialister på området, spesielt hvis dere vurderer nybyggprosjekter og rehabiliteringsprosjekter. 

Om BDO: 

• Internasjonalt revisjons- og regnskapsselskap med 95000 ansatte og tilstedeværelse i 164 land
• 70 kontorer og 2000 ansatte i Norge
• Kontoret i Oslo har i underkant av 600 ansatte
• Kunder fra privat og offentlig sektor, fra små og mellomstore til større internasjonale selskaper
• Ledende i Norge på revisjon, regnskap, rådgivning og advokattjenester
• Egen bærekraftsstrategi – er Miljøfyrtårn og samarbeider blant annet med Redd Barna 
• Hjelper norske tech-startups å lykkes ved hjelp av Evolver-programmet
  
  

Situasjon og utfordring: 

• Holder til i Vika Atrium ved Aker Brygge, men ønsker seg nye, fremtidsrettede kontorlokaler
• Er opptatt av bærekraft, miljø og åpenhet
• Det er få ledige kontorlokaler sentralt i Oslo, i den størrelsen BDO trenger
  
  

Løsning og resultater: 

• Har nå sikret seg kontorlokaler i ærverdige Bygdøy Allé 2
• Har fått forhandlet frem en god leieavtale
• Får alle av ønskene sine til nye kontorlokaler oppfylt – og vel så det
• Ser fram til å flytte inn i 2024!
  
  

Historiske fakta om Bygdøy Allé 2: 

• Tegnet av arkitekten Erling Viksjø og oppført i 1960
• Kunstnerisk utsmykket av Carl Nesjar, Jacob Weidemann og Odd Tandberg
• Har vært Norsk Hydros hovedkvarter frem til nå
• Gården eies av Norsk Hydros pensjonskasse
  
  

Nyrenoverte Bygdøy Allé skal inneholde: 

• Et flott allrom i byggets første etasje
• Kontorlokaler
• Bedriftsrestaurant med nytt serveringskonsept
• Kaffe-/vinbar 
• Treningssenter
• Garderober
• Kontorhotell
• God parkering for sykkel og bil
• Umiddelbar tilgang til rekreasjonsområde i Hydroparken
• Egen app for styring av byggets fasiliteter, aktiviteter og rom

Les mer om nye Bygdøy Allé 2 her 

 

MALLING & CO LEIETAKERRÅDGIVNING

Malling & Co Leietakerrådgivning bistår leietakere i alt fra å søke etter egnede lokaler, forhandle og reforhandle betingelser i leiekontrakt til å følge opp det byggetekniske når lokalene tilpasses bedriftens ønsker og behov. I tillegg tilbyr vi eiendomsfaglige vurderinger av større leieporteføljer, utvikling av skreddersydde arbeidsplasskonsepter, strategisk rådgivning, og prosjektledelse når lokaler skal tilpasses leietaker. 

Våre rådgivere har som målsetning å sikre våre kunder mest mulig egnede lokaler til de beste kommersielle, tekniske og juridiske vilkår, og sikre at leietaker får mest mulig verdi ut av arealene de disponerer. Godt støttet av vår analyseavdeling, har vi til enhver tid god oversikt over hvilke lokaler som er tilgjengelig i markedet og hva som er en riktig markedspris.

» Les mer om vår avdeling her

» KONTAKT OSS FOR EN GRATIS KONSULTASJON

» BESØK VÅRT DIGITALE KUNNSKAPS-BIBLIOTEK

Her finner du e-bøker med tips og råd innenfor:

• Eiendomsutvikling
• Investeringer i næringseiendom
• Proptech
• Leietakertilfredshet
• Analyser og verdivurderinger
• Energi- og miljø
• Valg av kontorlokaler