3 forhold du bør ta hensyn til når du skal bytte kontorlokaler

På tide å bytte kontorlokaler? Her er tre anbefalinger dere bør ta hensyn til når deres virksomhet skal flytte til nye lokaler.

Et kontor er ikke bare et kontor. Det skal være et sted hvor folk ønsker å jobbe, og det bør bygge opp under selskapets visjon. Kontoret skal bidra til å skape et arbeidsmiljø som ikke bare tilfredsstiller dine nåværende medarbeidere, men som også kan bidra til rekruttering og vekst gjennom å tiltrekke seg de beste "hodene" i markedet. Oppsummert kan man si at kontoret er rammene for virksomhetens verdiskapning og en verdifull driver for virksomhetens strategi. 

Det er viktig å komme tidlig i gang med søkeprosessen etter nye lokaler for at du skal klare å finne lokalet som tilfredsstiller virksomhetens behov. For en mellomstor virksomhet med omkring 50 ansatte tar det ofte et halvt år (eller mer) fra prosessen starter til ny leieavtale er ferdig forhandlet, samt 6-12 måneder til å gjennomføre avtalte leietakertilpasninger og oppgraderinger for det nye kontorlokalet. Jo dårligere tid man har jo kortere blir "menyen" å velge fra og desto vanskeligere blir det å oppnå en god forhandlingsposisjon ovenfor gårdeier. 

Virksomheter som vurderer nybygg eller totalrenoverte bygg, bør starte prosessen så tidlig som 36 måneder før utløp av dagens leieavtale. Konsekvensene ved å starte prosessen for sent kan være at man mister attraktive muligheter for skreddersydde lokaler i nybyggprosjekter og at de kommersielle betingelsene blir dårligere. 

Det er mye å ta hensyn til når man skal bytte kontorlokaler. Det kan
derfor være fornuftig å få profesjonell hjelp gjennom hele prosessen.

En leietakerrådgiver vil stille med kompetanse på lik linje med gårdeier, og vil jobbe for at leietakeren skal få optimale resultater i form av reduserte totale kostnader, økt ytelser på lokalene og mest mulig fleksibilitet i leieforholdet. 

1 Virksomhetens overordnede behov

Det er naturligvis viktig å tenke grundig gjennom virksomhetens fremtidige behov før man igangsetter et prosjekt. Vi anbefaler alle leietakere å gjennomføre en behovsanalyse hvor dere ser på hvilke løsninger virksomheten vil være tjent med i perioden for leieforholdet, og at man tar en titt i "bakspeilet" for se hva man ønsker å forbedre fra eksisterende leieforhold. 

• Hva er behovet for areal og arbeidsplasser?
• Hvilket arbeidsplasskonsept ønsker vi oss?
• Hvilke rom og funksjoner har vi behov for fremover?
• Er virksomheten i vekst og kan trenge flere arbeidsplasser i løpet av leieperioden?
• Er det aktuelt å endre måten vi jobber og samhandler på?
• Skal alle medarbeidere ha faste arbeidsplasser?
• Hva fungerer bra i dagens kontorløsning og hvilke forbedringer ønsker vi oss?
• Hvilke fellesfasiliteter ønsker vi oss i et flerbrukerbygg?
• Hva er viktig for de ansatte?
• Hvordan ser drømmelokalene våre ut? 

Det er også viktig å avdekke arealbehovet for virksomheten. Her må man forsøke å se inn i fremtiden og ta hensyn til eventuelle behov for vekst. Det kan derfor være hensiktsmessig å velge nye lokaler som lar seg fortette noe over tid og hvor layout og tekniske løsninger er tilrettelagt for dette.

LES OGSÅ: Hva er egentlig viktig for dagens arbeidstakere

Hvilke områder er aktuelle for virksomheten?

Dere må vurdere hvor viktig beliggenheten er, og hvor tilgjengelig kontorene må være for medarbeidere, kunder, leverandører og andre samarbeidspartnere. Nærhet til offentlig kommunikasjon er ofte et viktig kriterium for mange leietakere, for andre virksomheter vil tilgjengelighet med bil være avgjørende. Beliggenhet er også avgjørende for profilering og synlighet, og det må derfor avklares i hvilken grad dette skal vektlegges. Attraktive kontorlokaler og riktig plassering er viktig for å tiltrekke seg nye medarbeidere og beholde de man har. 

Gjennomfør en reiseveisanalyse for å avdekke hvor lang tid hver ansatt vil bruke på å ta seg hjemmefra og til den nye beliggenheten.

Analysen vil avdekke hvor lang tid hver ansatt kommer til bruke på reisevei til en gitt adresse, og er således et viktig verktøy for å se på gjennomsnittlig reisevei når man vurderer ulike beliggenheter opp mot hverandre. Dette vil være nyttig informasjon når endelig beslutning om beliggenhet skal fattes.

Hva slags fasiliteter er nødvendig?

Undersøk hva bygget tilbyr av fellesfasiliteter. Dersom bygget har et godt tilbud i fellesarealene, slik som for eksempel møtesenter, kantine, trimrom og dusjer vil man kunne redusere egne arealer og basere seg på bruk av funksjoner som deles med andre leietakere i bygget. Gode fellesfasiliteter i bygget er også et viktig aspekt for trivsel, kulturbygging og samhandling hos de ansatte, og kan være et verdifullt virkemiddel for å motivere selskapet til å bruke mer tid på kontoret og samhandle. 

Miljøprofil

De fleste leietakere er i dag opptatt av bærekraft, og mange eiendommer innfrir ulike sertifiseringer som dokumenterer eiendommens miljøprofil. Energiforbruk har også stor påvirkningen på totaløkonomien for leieforholdet, hvor strømkostnader og energieffektivitet er viktigere enn noen gang. 

2 Markedsleie og leienivå

Skaff dere oversikt over markedsleie for det aktuelle området dere kan tenke dere å flytte til. For å få full oversikt er det nødvendig å knytte seg til en leietakerrådgiver som har gode analyseverktøy og innsikt i markedet. Dere bør få hjelp til å analysere markedet i forhold til tilbud og etterspørsel i det aktuelle området, slik at dere kan vurdere forhandlingsposisjonen før man starter forhandlingene.

Ønsker du mer innsikt om leiemarkedet? Last ned den nyeste markedsrapporten her.

3 Kostnad per ansatt

Mange leietakere fokuserer ensidig på leiepris pr kvadratmeter når de skal vurdere økonomi. De totale bokostnadene eller bokostnader per ansatt, vil imidlertid gi et riktigere sammenligningsgrunnlag når man skal vurdere ulike alternativer opp mot hverandre.

Det hjelper ikke at leieprisene per kvadratmeter er forholdsvis
lav dersom kostnadene per ansatt i lokalene er høye.

Kostnad per ansatt sier noe om arealeffektiviteten, altså hvor effektivt arealene lar seg utnytte. Lokalet bør være så arealeffektivt som mulig fordi dette gir lavere kostnader, men også fordi det reduserer energiforbruket og derfor er mindre belastende på miljøet.

For å finne kostnadene per ansatt er man nødt til å se på leieprisene i forhold til arealeffektiviteten i lokalene. Det kan gi lavere totalkostnader å leie arealeffektive lokaler til 3500 kroner per kvadratmeter enn å leie lite effektive lokaler med en betydelig lavere kvadratmeterpris.

Øvrige råd

Valg av kontorlokaler vekker følelser for mange. Ved bytte av kontorlokaler er det derfor viktig å involvere medarbeiderne i prosessen slik at ledelsen kan få en oversikt over hvilke forhold som bør vektlegges ved valg av nye lokaler. Valg av nye lokaler er en ledelsesbeslutning, men involvering av de ansatte vil bidra til å unngå unødig støy og intern mostand i organisasjonen. Ved involvering av de ansatte vil man lettere kunne skape entusiasme og engasjement for de nye lokalene som vil bidra til mer motiverte medarbeidere.

Reisetidsanalysen er en måte å indirekte involvere medarbeidere, men det bør også gjennomføres andre tiltak som kan avdekke behovene og ønskene til de ansatte. Dette kan gjøres gjennom blant annet medarbeiderundersøkelser, intervjuer og workshops. Målrettet og hyppig informasjon bidrar også til involvering og trygghet i organisasjonen.